Ako vytvoriť super prezentáciu a správne ju odprezentovať

Info: Tento článok vyšiel pôvodne na našom blogu 13. júla 2017 a bol aktualizovaný v Januári 2021.

Či chceme, alebo nie, žijeme v dobe reportov, stretnutí a prezentácií. Obdobie pandémie Covid-19 zmenilo tento stav len čiastočne. Prezentácií sme sa nezbavili, akurát sa dejú online.

Vo Visibility pripravujeme každý týždeň množstvo prezentácií. Či už v rámci interného vzdelávania, na webináre, workshopy alebo pre klientov. Prezentácia nie je len príprava powerpointu a jeho odoslanie cez e-mail. Musí mať hlavu a pätu. Aj v prezentácii sa viete vyhrať s detailmi tak, aby čo najviac zaujala cieľové publikum. Predtým, ako sa zameriame na prípravu kvalitnej prezentácie a schopnosti ju odprezentovať, pozrime sa na strach z prezentovania a stres, ktorý prezentovanie na verejnosti spôsobuje.

Strach a stres z prezentovania

Prezentovanie pred publikom alebo na verejnosti je jednou z najčastejších a najväčších obáv. Často je v rebríčku najväčších obáv vyššie ako obavy z hadov, výšok, smrti či tmy. Aj to svedčí o tom, že pripraviť a najmä kvalitne odkomunikovať prezentáciu nie je žiadna malina.

Ľudia sa vo všeobecnosti boja v súvislosti s prezentovaním viacerých vecí:

• neznáme publikum,
• rečové schopnosti (vyjadrovanie, flow rozprávania, tonalita),
• nudenie publika (rečnícke schopnosti, nezaujímavá prezentácia),
• zabudnutie kontextu či obsahu,
• otázky z publika.

Na každú z týchto obáv sa dá veľmi dobre pripraviť, aby to nedopadlo nasledovne:

Na Visibility blogu sa týmto témam venujeme podrobnejšie v samostatnom článku.

-> Tip na článok: Ako zládnuť prezentáciu pred ľuďmi

Veľkým uvoľnením pre prezentujúceho môže byť aj využitie zoznamovacích hier (tzv. icebreakerov), čo skôr pripadá do úvahy pri dlhšej prezentácii. Určite je to perfektná pomôcka, ako sa zoznámiť s publikom, navodiť neformálnejšiu atmosféru a celkovo sa pred prezentovaním uvoľniť.

-> Tip na článok: 10 + 1 tipov pre icebreaker (zoznamovacie hry)

Doteraz si spomínam na moju účasť na konferencii pre onkologických lekárov Onko Spektrum 2017. Ani neviem ako, ale dostal som pozvánku vystúpiť na tomto fóre a oživiť tak dvojdňový program asi 30-minútovou prezentáciou o možnostiach využitia internetu pre propagáciu a vzdelávanie lekárov.

Mal som obrovský rešpekt, pretože o publiku, ich problémoch a možnostiach som nemal žiadne informácie. Stres z prezentovania sa zdvojnásobil, keď som zbadal publikum s desiatkami onkologických odborníkov a vypočul si jednu z prezentácií predo mnou. Nerozumel som ničomu a v duchu som sa sám seba pýtal, čo tam vlastne robím.

Prezentáciu som zvládol. Nasledovali však uštipačné otázky pánov doktorov z publika a nebudem klamať, poriadne som sa zapotil, aby som z „bojiska” vyšiel aspoň trošku so cťou. Čo ma vtedy zachránilo?

• Dôsledná príprava a vyhľadanie príkladov z praxe.
• Komunikácia s lekármi, aby som bol v obraze o tom, ako funguje systém vzdelávania v zdravotníctve a aké sú lokálne možnosti online vzdelávania.
• Uvedomenie si toho, že ja ako online marketér a oni ako odborní lekári, nebudeme nikdy na jednej vlnovej dĺžke. Akékoľvek otázky, aj keď útočne ladené, neboli mierené na mňa ako osobu, ale na tému samotnú a individuálnu skúsenosť jednotlivého lekára.
• Ak sa v hľadisku vyskytne niekto, kto vám počas prezentácie dá pozitívny komentár alebo otázku, chyťte sa toho a vyzdvihnite ju v rámci diskusie. Psychicky vám ti pomôže.

Ako pripraviť kvalitnú prezentáciu?

Tento článok bude o tom, ako urobiť prezentáciu, ktorá ľudí zaujme a využije všetky dostupné pozitívne psychologické princípy voči publiku. V článku sa teda nebudeme venovať len tomu, aké veľké písmo má byť použité na slajdoch prezentácie, ale chcel by som sa podrobnejšie zamerať na rôzne psychologické aspekty a flow prezentácie tak, aby ju cieľové publikum prijalo čo najlepšie. 

Ak vám skôr vyhovujú krátke sumarizačné videá, možno vám príde vhod tento videoblog na našom Facebooku o základoch dobrej prezentácie:

Základným problémom pri obchodnej prezentácii (napr. klient vs. dodávateľ) sú rozdielne nastavené očakávania a prezentovanie jednej a tej istej veci. Podľa profesora John T. Gourvilla z Harvard Business School je ten rozdiel až 9-násobný:

Zdroj: Yesware.com

Before-After-Bridge

Na to, aby sme sa čo najefektívnejšie „spojili“ v prezentácii s naším publikom, naladili sa na rovnakú vlnu a vyvolali záujem, vieme využiť takzvaný „Before-After-Bridge“ koncept.

V prezentácii sa tak snažíme najskôr ukázať, ako to aktuálne u (potenciálneho) klienta vyzerá, následne ukážeme, ako by to vyzerať mohlo a napokon nasleduje ukážka toho, ako sa tam vieme spoločne dostať.

V tomto koncepte sa využíva takzvaný „pleasure principle“, čo je psychologický pojem popisujúci jav, pri ktorom sa človek snaží vyhnúť bolesti (negatívnemu stavu) a hľadá pocit vyslobodenia z danej situácie (pleasure).

Typickým príkladom prezentácií, ktoré využívajú Before-After-Bridge, sú prípadové štúdie, pri ktorých sa v prezentácii snažíme potenciálnemu klientovi ukázať, ako sme pomohli inému klientovi z bodu A do bodu B.

Zdroj: Yesware.com

Úsmev lieči (a predáva)

Aj vás už nudia vždy usmiati ľudia v televízii, na billboardoch či plagátoch? Vedzte, že sa ich tak skoro nezbavíme. Dôvod je jednoduchý. Úsmev stále v reklame (a, samozrejme, aj v prezentáciách) predáva.

Je vedecky dokázané, že úsmev na tvári človeka vieme rozoznať oveľa rýchlejšie ako iné mimické gestá (konkrétne za 1/20 sekundy), a že v nás vyvoláva veľmi pozitívne pocity (aj keď si to možno navonok neuvedomujeme). Otestujte si to jednoducho, ktorý obrázok vo vás vyvolal lepší pocit?

Je to obrázok B? Ak nie, určite mi napíšte a spravíme s vami ďalšie pokusy. 🙂 Tento jav popisujú vo svojej štúdii Vaughn Becker a Narayanan Srinivasan a to, ako náš mozog spracováva úsmev oproti ostatným mimickým prejavom, veľmi pekne zhrňuje tento graf:

Myslím, že netreba príliš popisovať, ako sa dá úsmev využiť aj v prezentácii. Nepodceňujte jeho silu a strávte nejaký čas prípravou grafických podkladov alebo fotiek, určite sa to oplatí. Ak by sme chceli úsmev prepojiť s modelom Before-After-Bridge, tak použite neutrálne výrazy ľudí v Before slajdoch a usmievavé tváre v sekcii After.

Grafika vs. text

Veľa ľudí asi neprekvapím, keď napíšem, že príliš veľa textu v prezentácii je vždy na škodu. Ľudia prirodzene ľahšie spracujú prehľadnú grafickú informáciu ako more textu na obrazovke.

Veľká škoda, že sa tento fakt málo využíva v praxi a pre ľudí je pohodlnejšie napísať 10 riadkov textu, ako urobiť jeden pekný grafický prvok. A to aj napriek tomu, že by ste tým zvýšili pozornosť auditória v priemere z 10 % na 65 % (John Medina, Brain Rules).

Robil sa dokonca prieskum, v ktorom sa hodnotilo percento zapamätania informácií z 10-minútovej prezentácie. Ihneď po skončení si publikum pamätalo v priemere iba 50 % informácií a toto číslo kleslo na 25 % na druhý deň a 10 % o týždeň neskôr.

Tieto čísla len dokazujú, že je extrémne dôležité vedieť v prezentácii nielen zaujať, ale aj zobraziť informácie spôsobom, ktorý v maximálnej možnej miere uľahčí publiku sprocesovanie a zapamätanie si najdôležitejších bodov. Ak napríklad na slajdoch prezentujete čísla, podporte ich grafikou. Zvýrazníte ich tak a zvýšite šancu, že si ich druhá strana aj reálne zapamätá.

Zdroj: Facebook

Keď chcete v očiach publika utvrdiť pocit dôvery, v prezentácii určite využite nejaké štatistiky alebo presné čísla. Čím sú čísla presnejšie, tým pôsobia presvedčivejšie:

Zdroj: Facebook

Ideálne miesto, kde využiť v prezentácii grafiku, je príklad. Nástroj Yesware by mohol mať vo svojej prezentácii napísané: „V priemere s nami ušetríte 10 hodín týždenne“. Túto informáciu môžu dať do prezentácie aj v podobe jednoduchej grafiky:

Zoberme si pokojne príklad Visibility. Ak sa snažíme klientovi predať a vysvetliť Google reklamu vo vyhľadávaní, tak namiesto rozsiahleho opisu v prezentácii ukážeme klientovi screenshot toho, ako by to mohlo vo finále vyzerať:

Pozor však aj na príliš veľa grafiky. Pozornosť človeka totiž viete udržať v priemere len okolo 8 sekúnd a preplnený slajd vie tento čas ešte skrátiť:

Grafickou podobou viete v prezentácii ukázať ideálne aj to, že za vašou firmou stoja ľudia. Že to nie sú stroje bez emócií, ale konkrétni ľudia, ktorí majú niečo spoločné. A úplne ideálne je, keď sa na fotkách aj usmievate:

Vytvorte príbeh

Na udržanie si pozornosti druhej strany nie je nič lepšie, ako vytvorenie príbehu, ktorý má na každej nasledujúcej stránke prezentácie pokračovanie. Príbehy majú moc vtiahnuť ľudí do deja, udržať ich pozornosť a dokonca v nich vyvolať pocit, že ten príbeh spoločne tvoria. Medzi slajdami sa nevytvárajú bariéry, ale skôr prepojenia. Celková zapamätateľnosť prezentácie je na vysokej úrovni. To je ideálny stav, do ktorého sa chcete počas prezentácie dostať.

Zoberme si znovu konkrétny príklad. Poďme odprezentovať hudobnému festivalu Pohoda, ako by mohli využiť online marketing pre propagáciu festivalu a predaja lístkov:

Cesta Zuzky ku kúpe lístka na Pohodu

          Zuzka

• Má 28 rokov,
• manžela a 2 deti,
• žije v Bratislave,
• pracuje v online marketingovej agentúre,
• grafička,
• miluje M.I.A. a chce o nej vedieť viac, a
  tak začne googliť.

Dostáva sa na náš web, uvažuje nad kúpou, ale zatiaľ si nie je istá, tak odchádza.

Na druhý deň si prezerá svoj Instagram, uvidí opäť našu reklamu a kliká na „Learn more“.

Dostáva sa na našu podstránku s kúpou lístku.

Registruje sa, vkladá si lístok do košíka, stále si však nie je istá, a tak opäť odchádza bez dokončenia nákupu.

O 3 dni si nájde v mailovej schránke e-mail s pripomenutím, že niečo zabudla v košíku. 😉

Svoj nákup dokončí a hneď sa o to podelí so svojimi kamošmi na Facebooku.

Ako kvalitne odprezentovať pripravenú prezentáciu?

Jedna vec je prezentáciu pripraviť, druhá je správne, záživne a vhodne ju odprezentovať. Veľakrát sa v praxi stáva, že prezentáciu pripravuje niekto iný ako osoba, ktorá ju napokon reálne prezentuje.

Komu prezentujeme?

Na úvod si treba urobiť domácu úlohu a zistiť, kto bude vaše publikum. Je to väčšia skupina alebo jednotlivci? Ak jednotlivci, aké sú ich pozície vo firme, očakávania a prípadne znalosti danej témy? Akú majú motiváciu k tomu, že si prezentáciu vypočujú?

Toto všetko sú základné informácie, ktoré potrebujete, aby ste vedeli správne odprezentovať jednotlivé časti prezentácie. Treba dávať dôraz na to, čo je dôležité a smerovať otázky a diskusiu tak, aby ste niekoho nezaskočili alebo, nedajbože, neznemožnili pred kolegami.

Začnite o druhej strane

Štandardný postup v prezentovaní nabáda začať o sebe. Aj v spoločnosti sa najskôr predstavujeme. Je však rozdiel medzi predstavením a desiatimi slajdami o sebe, referenciách a schopnostiach.

Prezentácia (ak má obchodný zmysel) by mala byť najmä o druhej strane. Po krátkom predstavení odporúčam venovať sa tomu, komu prezentujeme. Jeho potrebám, cieľom a výzvam. Dlhosiahle slajdy o nás si nechajte na záver, keď na to bude priestor a klient uvidí, že ste sa dostatočne venovali najmä jemu.

Druhý strana vám musí rozumieť

Pri prezentácii je extrémne dôležité to, aby vám druhá strana rozumela. Znie to ako samozrejmosť, ale nie vždy je to tak. Zoberme si ako príklad Visibility a naše služby. Online marketingu sa venujeme viac ako 12 rokov, a preto máme tendenciu využívať rôzne skratky, ako SEO, PPC, ROI, PNO a podobne.

Keď však na druhej strane nesedí kvalifikovaný online marketér, veľmi rýchlo sa v tých skratkách stratí a hrozí, že nedá žiadnym spôsobom najavo, že tomu nerozumie. V tom momente ste ho stratili. Nedávno sme prezentovali ponuku na SEO (optimalizácia pre vyhľadávače) a 45 minút z hodiny sme sa venovali len tomu, čo je vlastne SEO a ako to celé funguje. Na strane klienta bol totiž človek, pre ktorého online marketing znamenal fakt, že majú web. My sme si urobili domácu úlohu a upravili sme odbornosť prezentácie tak, aby v nej našiel informácie adekvátne jeho znalostiam a pozícii vo firme.

Metafory a príbeh

Storytelling v prezentáciách sme si ukázali v článku vyššie. Pre schopnosť poslucháčov vnímať obsah a kontext prezentácie je veľmi užitočné, keď pri prezentovaní viete používať metafory. Odľahčíte tak hutnosť textu a človek na druhej strane si rýchlejšie uvedomí význam vašich slov. Tu je niekoľko jednoduchých biznisových príkladov:

• Čas sú peniaze.
• Kým vám vyschne koryto.
• Nestrácajme čas.
• Kúpme si viac času.
• Držme hlavu nad vodou.
• Výdavky zamrzli.
• Dostaneme sa na vrchol tejto hory?

Cieľ a sľuby

Znovu, keď je zmyslom prezentácie nejaký potenciálny obchodný vzťah, je potrebné sa v prezentácii zaviazať k nejakému výsledku a tým pádom si zadefinovať aj ciele. Neznamená to, že sa za každú cenu musíte zaväzovať k veľmi atraktívnym výsledkom a ani sľubovať klientovi nesplniteľné. Vy sami si musíte uvedomiť, čo sú reálne ciele a to, čo viete klientovi garantovať. 

Ak mu neviete garantovať splnenie cieľu, ale viete garantovať plné nasadenie tímu, časovú odozvu alebo aktivity, ktoré urobíte, tak to uveďte v prezentácii.

Vražda na začiatku a šokujúci moment

Ak patríte k fanúšikom detektíva Hercula Poirota, tak viete, že sa väčšina príbehov začína vraždou a potom nasleduje príbeh o tom, ako sa vyšetruje. Pamätajte na to aj pri prezentácii, pretože na úvod je vždy fajn začať „vraždou”, v našom prípade nejakým problémom či situáciou, ktorú chceme riešiť. Následne v slajdoch treba ukázať, ako sa k danému riešeniu dostaneme. 

Taktiež je dobré využívať tzv. šokujúce momenty. Sú to nejaké dáta, stav trhu, trendy, čokoľvek, čo má potenciál zaujať druhú stranu a v ideálnom prípade až šokovať. Ak sa budem držať príkladu so SEO prezentáciou, mohli by sme klientovi ukázať, že hoci jeho web aktuálne navštevuje 10-tisíc ľudí mesačne, až 90 % z týchto návštev je z brandových kľúčových slov. Pri analýze slov sme zistili, že web potenciálne prichádza o 30-tisíc mesačných hľadaní na slová, ktoré nesúvisia s brandom a web sa na ne nikde nezobrazuje. Toto je celkom WOW číslo, ktoré treba náležite zvýrazniť.

Jedna myšlienka, jeden slajd

Základným pravidlom pri prezentovaní je tiež to, aby ste sa snažili udržať jednu myšlienku na jednom slajde. Ľudia majú tendenciu strčiť do slajdu čo najviac informácií, aby tak opticky znížili počet slajdov, a tým aj mohutnosť celej prezentácie. To sa však pri prezentovaní môže vypomstiť. Je lepšie mať 30 slajdov s logickým rozdelením informácií a menším objemom informácií na každý slajd, ako ich mať len 15 a na každom strávite 10 minút vysvetľovaním.

Jasné a presné vyjadrovanie sa

Nie je nič horšie, ako keď prezentujete svoje názory, myšlienky, ponuku či riešenia a váš slovník obsahuje slová typu „možno, asi, dalo by sa”. Všetko sú to totiž slová neistoty. Ak pri prezentácii nemáte istotu, táto neistota sa podvedome prenáša aj na prijímateľov týchto informácií.

Používajte jasný a presný slovník. Vyberajte slová, ktoré publikum uistia v tom, že sú prezentované informácie dané a jasné, že si na za nimi stojíte a publikum nemusí mať pocit, že sa tomu nedá dôverovať. Tu je príklad niekoľkých pojmov, ktoré by nemali v prezentácii chýbať:

• Som si istý,
• fakty hovoria jasne,
• určite,
• jasne,
• vieme,
• urobíme,
• zabezpečíme.

Zapojte ľudí do deja

Akokoľvek prezentáciu vymakáte, s naskakujúcim časom bude pozornosť divákov pomaly upadať. Aj preto je dobré vymyslieť v prezentácii mechanizmy, ako ich nestratiť a dokonca naopak, zapojiť do deja, respektíve vývoja samotnej prezentácie. Dosiahnete tým viac pozitívnych momentov:

• Zvýšite pozornosť ľudí,
• zlepšíte pocit z prezentácie,
• nadviažete osobnejší kontakt.

Treba si dať pozor na „učiteľské“ alebo testovacie otázky. Ak totiž robíte prezentáciu pre klienta, musíte mu dať do rúk možnosť ukázať odpoveďou názor alebo moc, nie neznalosť alebo nepozornosť, čo by malo na pocity z prezentácie opačný efekt.

Tu je jednoduchý príklad, ako urobiť z prezentácie „zábavu“ a neunudiť publikum k smrti:

Treba si dať pozor na to, aby bolo publikum upovedomené o tom, že sa počas prezentácie vyskytnú napríklad anketové otázky. Aby ste niekoho „nenachytali na hruškách“ a nevyšiel potom z toho v negatívnom svetle, čo určite nebude mať dobrý vplyv napríklad na uzatvorenie biznisu.

Finálny slajd – záver prezentácie

Finálna stránka prezentácie má obrovskú silu, pretože:

• Väčšinou sa pozornosť divákov zvyšuje,
• silné argumenty si diváci ľahšie a častejšie zapamätajú,
• vieme urobiť snahu o otvorenie konverzácie (jasné CTA),
• môžeme vyvolať na záver emócie.

Skúste sa teda zamyslieť, či záverečný slajd vo vašich obchodných prezentáciách spĺňa uvedené parametre a či sa nedá lepšie upraviť.

Ideálna štruktúra prezentácie

Schválne som nezhrnul ideálnu štruktúru prezentácie na úvod tohto článku, pretože som chcel najskôr predstaviť atribúty, ktoré ju vedia pozdvihnúť o úroveň vyššie. Samozrejme, vždy bude záležať od príležitosti, publika ako aj od zadania, ale ak by som mal navrhnúť ideálnu štruktúru obchodnej prezentácie, tak by to bolo takto:

1. Title slide – agentúra, názov.
2. Ukážka „Before“ – nie viac ako 3 slajdy, štatistiky a grafy.
3. „After“ obraz – usmievavé tváre.
4. Intro o agentúre – kto ste a čo robíte (čo je relevantné pre klienta).
5. „Bridge“ – riešenie s ikonami a obrázkami.
6. Social proof – case studies a referencie.
7. Záverečný slajd s CTA.

V niektorých prípadoch sa robia dve verzie prezentácie. Stručnejšia, ktorá sa ide prezentovať osobne a väčšinou sa musí zmestiť do stanoveného časového limitu, a potom tá rozsiahla, ktorá sa posiela so všetkými prílohami, case studies a podobne na klienta ako doplnok podkladov.

Ako na prezentáciu v online priestore?

Prirodzene, obdobie pandémie COVID-19 so sebou prinieslo aj mnohé technologické a sociálne špecifiká, na ktoré bolo treba veľmi rýchlo reagovať. A netýka sa to zďaleka len biznisu a toho, že sa obchodné stretnutia presunuli zo zasadačiek a kaviarní za počítače.

Doma zostali aj študenti. Cez internet dokonca vyučovali aj materské školy, presunuli sa tam jazykové školy, motivační speakri, cestovateľské kiná a mnoho ďalšieho obsahu, ktorý sa za normálnych okolností prezentoval fyzicky.

To, samozrejme, zmenilo aj to, ako ľudia za počítačmi fungujú, ako vnímajú prezentáciu, rozdeľujú svoju pozornosť a v neposlednom rade aj to, ako sa vedia do prezentácie zapojiť.

Z pohľadu edukácie pri online prezentáciách musím pochváliť kamarátov z Basta Digital, ktorí pripravili napríklad webinár na tému, ako využiť Kahoot kvízy v prezentáciách pre učiteľov:

Taktiež dali dokopy aj kompletný checklist pre webináre a prezentácie online.

Keby som mal zhrnúť niekoľko praktických tipov, ako prezentovať cez online konferenciu, uviedol by som nasledovné:

• Snažte sa pravidelne zapájať účastníkov do diskusie (priame otázky publiku, Q&A funkcionalita, dotazníky a kvízy).
• Využite interaktívny whiteboard (napr. Awwapp).
• Ak je prezentácia dlhšia, tak robte pravidelné prestávky (každých 45 – 60 min.)
• Vyvarujte sa dlhým monológom a nezáživným slajdom.
• Využívajte slajdy na upriamenie pozornosti publika – dajte im motiváciu a potrebu sledovať aj slajdy, nie iba počúvať zvuk.
• Keď robíte prezentáciu online, extrémne dôležitá je technická príprava a setup sedenia spolu s mikrofónom, webkamerou či rozložením monitorov (vyvarujte sa neštandardným pohľadom webkamery, zlému zvuku z mikrofónu a otestujte si zvuk z prípadných videí v prezentáciách).

Tipy pre kvalitnú prezentáciu na záver

Na prezentácii sa dá veľa pokaziť, no na druhej strane ňou viete publikum aj ohúriť a vykompenzovať tak inú časť obchodného cyklu (napríklad nacenenie či časové rozloženie projektu). Samozrejme, v tomto článku sme sa viac zamerali na obchodné prezentácie a príklady som uviedol viac z nášho digitálneho segmentu.

Aj napriek tomu si myslím, že veľa pravidiel je pomerne univerzálnych a nič nedáte za to, keď ich vyskúšate. Ak teda ešte nie sú súčasťou vašich prezentácií.

Na záver už len krátke zhrnutie toho, čo by sa podľa mňa v prezentácii nemalo robiť ( znovu to treba brať s ohľadom na situáciu) a naopak, čo by ste v súvislosti s prezentáciou robiť mali: