Ako správne písať emaily (+vzorový email)

Maily, emaily, e-maily každý deň. Občas mám pocit, že už medzi sebou ani inak nekomunikujeme. Emaily sú našou každodennou súčasťou. Píšeme ich ale správne?

Občas je pre nás náročné z prijatého emailu pochopiť, čo od nás odosielateľ presne potrebuje. Možno si to neuvedomujeme, ale veľmi záleží na tom, do akej štylistickej podoby vety upravíme. 

Často čítame emaily, ktoré vyznievajú skôr drzo ako slušne, no ak sa s tým človekom rozprávame osobne, je milý, príjemný a je nám jasné, že nás v internetovej komunikácii určite nechcel uraziť. Ako môžeme písanie emailov vylepšiť? Jednoznačne musíme na sebe začať pracovať, rozmýšľať nad tým, čo napíšeme a niekoľkokrát si napísaný text po sebe skontrolovať.

Tento článok bol napísaný 25. 7. 2014 a aktualizovaný 11. 11. 2021.

Tá naša slovenčina

Dennodenne sa stretávame s emailmi, v ktorých je „more” gramatických chýb. Samozrejme, každý nemusí byť perfektný v gramatike. A povedzme si na rovinu, naša slovenčina nám to písanie veľmi neuľahčuje. No ak sú emaily našou každodennou rutinou, mali by sme sa snažiť napísať ich dobre, veď aj to je naša reputácia.

Zásady písania emailov

Každý email by mal mať štruktúru, aby pôsobil prehľadne:

• Predmet emailu – stručný a výstižný názov, ktorý prezrádza pointu emailu.
• Úvod – začnite oslovením.
• Jadro – pokračujte obsahom. Môžete ho členiť do odsekov alebo odrážok, aby bol prehľadný.
• Záver – ukončite ho pozdravom. Nezabudnite na konci uviesť podpis a kontaktné údaje.

Takto by malo vyzerať oslovenie v emailoch:

Za pozdravom a oslovením vždy píšeme čiarku. Text v druhom riadku píšeme s malým písmenom, pretože tvorí s oslovením jednu vetu:

Ako správne oslovovať v emailoch

Ak by sme nepoužili pozdrav, ale len oslovenie, vyzeralo by to nasledovne:

Ako písať oslovenie v emailoch

Medzi úvodné oslovenie a samotný text emailu vkladáme vynechaný riadok, aby bola správa prehľadnejšia. Prehľadnosť emailu je naozaj dôležitá, pretože ak vám príde správa, ktorá má pätnásť riadkov, môžete sa v nej stratiť.

Naša pozornosť sa pri dlhších textoch znižuje, prípadne si nevšimneme nejakú dôležitú informáciu. Riešením je používať medzery. Rozdeľte vety a vytvorte odseky, aby nebol email napísaný vcelku. Úlohy, ktoré potrebujete vypracovať, môžete dať do bodov. Text sa bude čítať oveľa zrozumiteľnejšie.

Používajte jednoduché vety, aby ste prijímateľa nezaťažovali zložitými súvetiami na tri riadky. Email by mal byť stručný. Vždy napíšte aj predmet správy, aby príjemca mohol lepšie správu identifikovať.

Pokiaľ kontaktujete firmu a nepoznáte meno človeka, ktorému email píšete, stačí iba neutrálny pozdrav a vykanie:

Ty, tvoj, vy, váš…

Určite ste si všimli, že som napísala zámeno Vás s veľkým začiatočným písmenom. Upresníme si teda, kedy zámená píšeme s veľkým a kedy s malým písmenom.

Zámená ty, tvoj, vy, váš sa v rôznych návodoch, pokynoch alebo reklamných textoch píšu vždy s malým písmenom. Malé začiatočné písmená použite aj pri zvratných zámenách sa, svoj a pri pomocnom slovese byť (si, ste). Napr.: „Počuli ste už o tom?”.

Veľké začiatočné písmeno píšeme na znak úcty v písomnom styku v tvaroch zámen Vy, Váš, Ty, Tvoj (Ahoj, Kika, pozdravujem Ťa z Londýna…; Vážená pani Milá, odpovedáme na Váš email…; Vážení klienti, obraciame sa na Vás…). Platí to aj pri oslovení jedného, aj viacerých ľudí.

Viete správne vykať?

Pre niekoho je vykanie hračkou, no stále sa stretám s tým, že niektorí ľudia vykanie používajú nesprávne. Pri vykaní druhej osobe použijeme pomocné sloveso ste, plnovýznamové sloveso a dáme ich do množného čísla. Ukážeme si to na príklade:

Ako správne vykať v emailoch

S diakritikou alebo bez?

Toto je naozaj otázka na zamyslenie. Niekto je za a niekto proti. Podľa môjho názoru je vhodnejšie napísať klientovi email s diakritikou. Prečo? Text s diakritikou pôsobí dôveryhodnejšie, slušnejšie, je zrozumiteľnejší a urobí lepší dojem.

Niekto však chápe emaily iba ako formu rýchlej komunikácie, preto na diakritiku nekladie dôraz. No je to iba o zvyku. Ak sa chcete naučiť efektívne písať na klávesnici, prečítajte si článok Jožka Juríka a naučte sa písať všetkými desiatimi.

Záver emailu

Zdvorilostné formuly na konci emailu sú znakom slušnosti a píšu sa dvomi spôsobmi. Za vetou dávame bodku, napríklad: Tešíme sa na ďalšiu spoluprácu.

Ak použijeme len formulu S pozdravom, bodku ani čiarku za ňu nepíšeme. Príklad:

Ako správne písať spojenie S pozdravom Vo Visibility používame v pozdrave na konci emailu automatický podpis, kde je uvedené naše meno, pracovná pozícia, telefónny kontakt, ale aj odkazy na sociálne siete. Nechýba, samozrejme, fotografia a odkaz na článok, ktorý sme napísali. Môžete si tam dať čokoľvek. 🙂 A výhoda? Okrem toho, že sa človek na druhej strane počítača o vás a vašej práci dozvie zaujímavé informácie, nemusíte si vymieňať niekoľko emailov o tom, kde vás nájde a na aké číslo vám má zavolať.

!!!

Pozor si dajte na používanie výkričníkov. V emailoch ich neodporúčam používať, pretože to môže pôsobiť negatívne.

Cez emaily sa nikdy s človekom neporozprávame tak ako osobne. No email je aj napriek tomu výborný prostriedok rýchlej komunikácie. A keď sa budete snažiť písať emaily správne po štylistickej aj gramatickej stránke, ľudia si to určite všimnú a ocenia to.

Pravopis, ktorý sa vám v emailoch zíde

Hneď v úvode článku som použila tri typy slova email: email, e-mail, mail. Všetky sú správne a môžete ich bez problémov použiť. V lokáli jednotného čísla sa môže použiť v emaile a taktiež v emaili. Dodržať by ste však mali jednotnosť, teda v texte vždy použiť len jeden z tvarov.

Ako správne písať slová a spojenia v emailochPrečítajte si aj článok o tom, ako písať osobnejšie emaily.

Vzor celého emailu:

Predmet emailu: Podklady na výročnú prezentáciu firmy

Pekný deň, pani Múdra,

kontakt mi na Vás dal kolega Veselý. Spolu s ním budeme pracovať na prezentácii k výročiu firmy. Rád by som Vás poprosil o zaslanie podkladov, ktoré by sme radi zahrnuli do prezentácie. Išlo by o tieto materiály:

• logo firmy
• počet zamestnancov
• počet klientov za tento rok
• fotografie z teambuildingov, večierkov a pod.
• dôležité udalosti, ktoré sa udiali v tomto roku
• ciele na ďalší rok

Ak by ste chceli zahrnúť do prezentácie ďalšie informácie, pokojne nám ich pošlite.

Poprosili by sme Vás o dodanie materiálov do piatka tohto týždňa a v pondelok by sme Vám prezentáciu zaslali na spripomienkovanie, aby sme stihli deadline do budúcej stredy.

Ďakujem veľmi pekne za pomoc.

Pekný deň

Dávid Krátky