Ako správne písať e-maily

Tento článok bol napísaný 25. 7. 2014 a aktualizovaný 12. 2. 2016.

Maily, emaily, e-maily, každý deň. Občas mám pocit, že už medzi sebou ani inak nekomunikujeme. Emaily sú našou každodennou súčasťou a v online marketingovej agentúre samozrejmosťou a aj nevyhnutnosťou. Píšeme ich ale správne?

Občas je pre mňa náročné z prijatého emailu pochopiť, čo od nás klient chce. Možno si to neuvedomujeme, ale veľmi záleží na tom, do akej štylistickej podoby vety upravíme. Často čítame emaily, ktoré vyznievajú skôr drzo ako slušne, no ak sa s tým človekom rozprávame osobne, je milý, príjemný a je nám jasné, že nás v internetovej komunikácii určite nechcel uraziť. Ako môžeme písanie emailov vylepšiť? Jednoznačne musíme na sebe začať pracovať, rozmýšľať nad tým, čo napíšeme a niekoľkokrát si napísaný text po sebe skontrolovať.

Tá naša slovenčina

Je smutné, že sa dennodenne stretáme s emailmi, v ktorých je „more” gramatických chýb. Samozrejme, každý nemusí byť perfektný v gramatike. A povedzme si na rovinu, naša slovenčina nám to písanie veľmi neuľahčuje. No ak sú emaily našou každodennou rutinou, mali by sme sa snažiť napísať ich dobre, veď aj to je naša reputácia.

Ukážeme si teda, ako by malo vyzerať oslovenie v emaile:

Za pozdravom a oslovením vždy píšeme čiarku. Text v druhom riadku píšeme s malým písmenom, pretože tvorí s oslovením jednu vetu.

Ak by sme nepoužili pozdrav, ale len oslovenie, vyzeralo by to nasledovne:

Medzi úvodné oslovenie a samotný text emailu vkladáme vynechaný riadok, aby bola správa prehľadnejšia. Prehľadnosť emailu je naozaj dôležitá, pretože ak vám príde správa, ktorá má pätnásť riadkov, môžete sa v nej stratiť. Vaša pozornosť sa pri dlhších textoch znižuje, prípadne si nevšimnete nejakú dôležitú informáciu. Riešením je používať medzery. Rozdeľte vety a vytvorte odseky, aby nebol email napísaný vcelku. Úlohy, ktoré potrebujete vypracovať, môžete dať do bodov. Text sa bude čítať oveľa zrozumiteľnejšie.

Taktiež používajte jednoduché vety. Je lepšie napísať vetu jednoduchšie, než niekoho zaťažovať zložitými súvetiami na tri riadky. Email by mal byť stručný. Vždy napíšte aj predmet správy, aby príjemca mohol lepšie správu identifikovať.

Ty, tvoj, vy váš…

Určite ste si všimli, že som napísala zámeno Vás s veľkým začiatočným písmenom. Upresníme si teda, kedy zámená píšeme s veľkým a kedy s malým písmenom. Zámená ty, tvoj, vy, váš sa v rôznych návodoch, pokynoch alebo reklamných textoch píšu vždy s malým písmenom. Malé začiatočné písmená použite aj pri zvratných zámenách sa, svoj a pri pomocnom slovese byť (si, ste). Napr.: „Počuli ste už o tom?”

Veľké začiatočné písmeno píšeme na znak úcty v písomnom styku v tvaroch zámen Vy, Váš, Ty, Tvoj (Ahoj, Kika, pozdravujem Ťa z Londýna…; Vážená pani Milá, odpovedáme na Váš email…; Vážení klienti, obraciame sa na Vás…). Platí to aj pri oslovení jedného, aj viacerých ľudí.

Viete správne vykať?

Pre niekoho je vykanie hračkou, no stále sa stretám s tým, že niektorí ľudia vykanie používajú nesprávne. Pri vykaní druhej osobe použijeme pomocné sloveso ste, plnovýznamové sloveso a dáme ich do množného čísla. Ukážeme si to na príklade:

S diakritikou alebo bez?

Toto je naozaj otázka na zamyslenie. Niekto je za a niekto proti. Podľa môjho názoru je vhodnejšie napísať klientovi email s diakritikou. Prečo? Text s diakritikou pôsobí dôveryhodnejšie, slušnejšie, je zrozumiteľnejší a urobí lepší dojem. Niekto však chápe emaily iba ako formu rýchlej komunikácie, preto na diakritiku nekladie dôraz. No je to len o zvyku. Kedysi sme mali problém s tým, že sa nám emaily s diakritikou nezobrazovali správne, no dnes sa s niečím takým stretneme iba výnimočne.

Záver emailu

Zdvorilostné formuly na konci emailu sú znakom slušnosti a píšu sa dvoma spôsobmi. Za vetou dávame bodku, napríklad: Tešíme sa na ďalšiu spoluprácu. Ak použijeme len formulu S pozdravom, bodku ani čiarku za ňu nepíšeme. Príklad:

My vo VISIBILITY používame v závere emailu automatický podpis, kde je naše meno, pracovná pozícia, telefónny kontakt, Skype, ale aj odkaz na Linked In, adresa VISIBILITY atď. A taktiež tam máme svoju fotografiu a odkaz na článok, ktorý sme napísali. Môžete si tam dať čokoľvek. 🙂 A výhoda? Okrem toho, že sa človek na druhej strane počítača o vás a vašej práci dozvie zaujímavé informácie, nemusíte si vymieňať niekoľko emailov o tom, kde vás nájde a na aké číslo vám má zavolať.

!!!

Pozor si dajte na používanie výkričníkov. V emailoch ich neodporúčam používať, pretože to môže pôsobiť negatívne. Výnimkou sú zvolacie vety na konci správy, ako napr. Športu zdar! 🙂

Cez emaily sa nikdy s človekom neporozprávame tak, ako osobne. No email je aj napriek tomu výborný prostriedok rýchlej komunikácie. A keď sa budete snažiť písať emaily správne po štylistickej aj gramatickej stránke, ľudia si to určite všimnú a ocenia to.

Pravopis, ktorý sa vám možno v emailoch zíde

Hneď v úvode článku som použila tri typy slova email: email, e-mail, mail. Všetky sú správne a môžete ich bez problémov použiť. Našim ušiam dobre znie, keď povieme v emaili. No v lokáli jednotného čísla sa má toto slovo správne skloňovať v emaile, tak si na to dajte pozor.