Denne posielame desiatky e-mailov, no píšeme ich správne? Možno si to ani neuvedomujeme, ale nejasné formulácie, zlá štruktúra či nesprávna gramatika môžu spôsobiť, že príjemca náš e-mail nepochopí alebo ho jednoducho odignoruje.

Ak chcete, aby vaše e-maily boli jasné, profesionálne a efektívne, prečítajte si naše tipy. Ukážeme vám, ako na to, a pridáme aj praktický vzor e-mailu, od ktorého sa môžete odraziť pri tvorbe vlastných e-mailov.

E-mail nie je len obyčajný text, je to vaša vizitka

Často čítame e-maily, ktoré vyznievajú skôr drzo ako slušne, no ak sa s tým človekom rozprávame osobne, je milý, príjemný a je nám jasné, že nás v internetovej komunikácii určite nechcel uraziť. Ako môžeme písanie e-mailov vylepšiť? Jednoznačne musíme na sebe začať pracovať, rozmýšľať nad tým, čo napíšeme a niekoľkokrát si napísaný text po sebe skontrolovať.

Dennodenne sa navyše stretávame s e-mailami, v ktorých je „more” gramatických chýb. Samozrejme, každý nemusí byť perfektný v gramatike. A povedzme si narovinu, naša slovenčina nám to písanie veľmi neuľahčuje. No ak sú e-maily našou každodennou rutinou, mali by sme sa snažiť napísať ich dobre, veď aj oni sú súčasťou našej reputácie.

Skôr, ako začnete písať e-mail

Písať e-mail neznamená len otvoriť doručenú poštu a začať ťukať do klávesnice. Predtým, než začnete písať, položte si tieto otázky:

1. Aký je cieľ môjho e-mailu?

Každý e-mail by mal mať jasný účel. Chcete požiadať o informácie? Potrebujete niečo vybaviť? Očakávate odpoveď? Nezahŕňajte do jednej správy viacero nesúvisiacich požiadaviek. Ak riešite viacero tém, zvážte radšej samostatné e-maily.

✅ Dobrá formulácia:

„Dobrý deň, pán Mrkvička, posielam Vám podklady k projektu a zároveň by som sa chcel informovať, či môžeme predĺžiť deadline o týždeň.“

🚫 Zlá formulácia:

„Dobrý deň, posielam Vám podklady k projektu a ešte by som potreboval vedieť, či mi môžete posunúť deadline. Mimochodom, mohli by ste mi poslať aj aktuálny cenník? A ešte, kde nájdem faktúru?“

2. Je e-mail naozaj najlepšia forma komunikácie?

Nie všetko sa musí riešiť e-mailom. Ak ide o naliehavú záležitosť, lepšie je zavolať. Citlivé alebo osobné témy sa zasa riešia lepšie osobne.

Kedy poslať e-mail?

  • Potrebujete formálne potvrdenie (objednávka, dohoda, ponuka).
  • Komunikujete s viacerými ľuďmi naraz.
  • Príjemca si bude potrebovať informácie uchovať alebo na ne reagovať neskôr.

Kedy sa e-mail nehodí?

  • Keď ide o urgentnú záležitosť – radšej zavolajte.
  • Keď pôjde o zložité vysvetľovanie – osobná schôdzka alebo videohovor môžu byť efektívnejšie.
  • Ak je potrebná spätná väzba v reálnom čase.

3. Komu e-mail posielam?

Tón e-mailu závisí od príjemcu. Formálna komunikácia s klientom vyzerá inak ako e-mail kolegovi.

Tip: Neposielajte e-maily zbytočne viacerým ľuďom. Ak sa informácia týka len jedného človeka, neposielajte ju celej firme.

  • Ak píšete vedeniu, použite formálny tón.
  • Ak píšete kolegovi, môže byť e-mail stručný a priateľský.
  • Ak píšete zákazníkovi, zvoľte profesionálny, ale prívetivý tón.

4. Kedy potrebujem odpoveď?

E-maily nie sú chat. Ak niečo potrebujete hneď, nečakajte, že príjemca odpovie okamžite. Ak je odpoveď časovo citlivá, uveďte to priamo v texte.

✅ „Prosím o odpoveď do piatka 14:00, aby sme mohli uzavrieť projekt.“

🚫 „Čakám na odpoveď ASAP.“ (Príjemca nemusí vedieť, čo znamená ASAP a ako veľmi je to naliehavé.)

5. Nezabudol som na prílohy?

Prílohy sú častým problémom – koľkokrát ste poslali e-mail s vetou „V prílohe posielam dokumenty“, ale zabudli ste ich pripojiť?

Tipy, ako na prílohy nezabudnúť:

  • Pred odoslaním si vždy e-mail prečítajte ešte raz a skontrolujte, či tam príloha je.
  • Ak spomínate prílohu, zvýraznite ju:

„V prílohe nájdete prezentáciu k projektu.“

  • Ak je príloha príliš veľká, zvážte jej odkaz na cloud (Google Drive, Dropbox, OneDrive).
  • Nenechávajte si pripájanie prílohy na koniec e-mailu, ale doplňte ju hneď potom, ako ste ju v e-maile spomenuli.
  • Ak používate Gmail a v tele e-mailu spomeniete slovo „príloha“, automaticky vás sám upozorní, ak ste ju zabudli pripojiť.

Zásady písania e-mailov

Každý email by mal mať jasnú a logickú štruktúru, aby sa v ňom príjemca rýchlo zorientoval. Neprehľadné správy plné dlhých súvetí alebo text natlačený do jedného odseku môžu spôsobiť zmätok a oneskorenie odpovede.

  • Predmet emailu – stručný a výstižný názov, ktorý prezrádza pointu e-mailu.
  • Úvod – začnite oslovením.
  • Jadro – pokračujte obsahom. Môžete ho členiť do odsekov alebo odrážok, aby bol prehľadný.
  • CTA – tu zvýrazníte, čo je cieľom e-mailu a čo od čitateľa očakávate.
  • Záver – ukončite ho pozdravom. Nezabudnite na konci uviesť podpis a kontaktné údaje.

Poďme si každý bod rozobrať podrobnejšie.

1. Predmet e-mailu: Jasný a výstižný názov

Prvým krokom k dobre napísanému e-mailu je predmet správy. To je prvé, čo príjemca uvidí, a rozhodne, či váš email otvorí hneď alebo ho nechá zapadnúť medzi ostatné.

Ako by mal vyzerať predmet?

  • Mal by byť stručný a výstižný – nie dlhší ako 5 – 8 slov.
  • Mal by jasne naznačovať obsah správy.
  • Nemal by byť príliš všeobecný.

Príklady správnych predmetov:

✔️ „Podklady na výročnú prezentáciu – prosba o zaslanie“

✔️ „Dopyt na spoluprácu – marketingová stratégia 2025“

✔️ „Potvrdenie účasti na školení – 10. marca“

Zlé predmety:

❌ „Otázka“ (Nejasné, o čo ide.)

❌ „Urgentné!!!“ (Pôsobí zbytočne panicky a nekonkrétne.)

❌ „Spolupráca“ (Nevie sa, aká spolupráca, s kým, na čo.)

2. Oslovenie: Ako správne začať e-mail

Príjemca by mal hneď vedieť, že e-mail patrí jemu. Neosobné správy alebo chýbajúce oslovenie pôsobia nezdvorilo.

Za pozdravom a oslovením vždy píšeme čiarku. Text v druhom riadku píšeme s malým písmenom, pretože tvorí s oslovením jednu vetu:

Takto by malo vyzerať oslovenie v e-mailoch:

Ako písať oslovenie v emailoch

Ako správne oslovovať v e-mailoch

Ak by sme nepoužili pozdrav, ale len oslovenie, vyzeralo by to nasledovne:

Ako písať oslovenie

Ako písať oslovenie v e-mailoch

Ak píšete viacerým ľuďom, môžete použiť:

  • Dobrý deň všetkým,
  • Vážení kolegovia a kolegyne,

Medzi úvodné oslovenie a samotný text e-mailu vkladáme vynechaný riadok, aby bola správa prehľadnejšia. Prehľadnosť e-mailu je naozaj dôležitá, pretože ak vám príde správa, ktorá má pätnásť riadkov, môžete sa v nej stratiť.

3. Obsah e-mailu: Stručne a jasne

Jadro e-mailu by malo byť zrozumiteľné, logicky členené a čo najstručnejšie. Príjemca by mal okamžite pochopiť, čo od neho chcete.

Naša pozornosť sa pri dlhších textoch znižuje, prípadne si nevšimneme nejakú dôležitú informáciu. Riešením je používať medzery. Rozdeľte vety a vytvorte odseky, aby nebol e-mail napísaný vcelku. Úlohy, ktoré potrebujete vypracovať, môžete dať do bodov. Text sa bude čítať oveľa zrozumiteľnejšie.

Používajte jednoduché vety, aby ste prijímateľa nezaťažovali zložitými súvetiami na tri riadky. E-mail by mal byť stručný. Vždy napíšte aj predmet správy, aby príjemca mohol lepšie správu identifikovať.

4. Výzva na akciu: Jasne povedzte, čo očakávate

Každý e-mail by mal obsahovať konkrétnu výzvu na akciu (CTA – Call to Action), aby príjemca vedel, čo má urobiť a dokedy.

Príklady správnych výziev:

  • „Prosím o zaslanie podkladov do piatka 14:00.“
  • „Dajte mi vedieť, či vám termín vyhovuje.“
  • „Ak máte otázky, neváhajte ma kontaktovať.“

Chybné výzvy na akciu:

❌ „Dajte mi vedieť, keď budete mať čas.“ (Nejasné, kedy to má byť.)

❌ „Potrebujem odpoveď čo najskôr.“ (Každý má iný pohľad na „čo najskôr“.)

5. Záver e-mailu: Slušnosť je základ

E-mail vždy zakončite vhodným pozdravom a podpisom.

Zdvorilostné formuly na konci e-mailu sú znakom slušnosti a píšu sa dvomi spôsobmi. Za vetou dávame bodku, napríklad: Tešíme sa na ďalšiu spoluprácu.

Ako správne písať S pozdravom

Ako písať podpis v e-maile

Ak použijeme len formulu S pozdravom, bodku ani čiarku za ňu nepíšeme. Príklad:

Ako správne písať spojenie S pozdravom: Vo Visibility používame v pozdrave na konci e-mailu automatický podpis, kde je uvedené naše meno, pracovná pozícia, telefónny kontakt, ale aj odkazy na sociálne siete. Nechýba, samozrejme, fotografia a odkaz na článok, ktorý sme napísali. Môžete si tam dať čokoľvek. 🙂

A výhoda? Okrem toho, že sa človek na druhej strane počítača o vás a vašej práci dozvie zaujímavé informácie, nemusíte si vymieňať niekoľko e-mailov o tom, kde vás nájde a na aké číslo vám má zavolať.

Kedy písať „Vy“, „Ty“, či „Váš“ s veľkým písmenom?

Určite ste si všimli, že som napísala zámeno Vás s veľkým začiatočným písmenom. Upresníme si teda, kedy zámená píšeme s veľkým a kedy s malým písmenom.

Zámená ty, tvoj, vy, váš sa v rôznych návodoch, pokynoch alebo reklamných textoch píšu vždy s malým písmenom. Malé začiatočné písmená použite aj pri zvratných zámenách sa, svoj a pri pomocnom slovese byť (si, ste). Napr.: „Počuli ste už o tom?”.

Veľké začiatočné písmeno píšeme na znak úcty v písomnom styku v tvaroch zámen Vy, Váš, Ty, Tvoj (Ahoj, Kika, pozdravujem Ťa z Londýna…; Vážená pani Milá, odpovedáme na Váš e-mail…; Vážení klienti, obraciame sa na Vás…). Platí to aj pri oslovení jedného, aj viacerých ľudí.

Pri písaní e-mailov sa často stretávame s otázkou, kedy používať veľké písmeno pri zámenách Vy, Váš a kedy ich písať s malým začiatočným písmenom. Správne použitie závisí od formálnosti a kontextu e-mailu.

✔️ Veľké písmeno (Vy, Váš, Vám, Vás) sa používa na znak úcty v písomnom styku – napríklad pri komunikácii so zákazníkmi, obchodnými partnermi či nadriadenými:

  • Vážený pán Mrkvička, zasielame Vám odpoveď na Vašu otázku.
  • Vážení klienti, ďakujeme Vám za spoluprácu.
  • Tešíme sa na Vašu odpoveď.

Malé písmeno (vy, váš, vám, vás) sa používa na komunikáciu s bližšími kolegami, hlavne, ak máte v práci uvoľnenú atmosféru, v bežných textoch, návodoch alebo reklamných oznámeniach – keď oslovujeme neznámu skupinu ľudí alebo keď text nie je adresný:

  • Prihláste sa na svoj účet.
  • Po doručení si, prosím, skontrolujte váš balík.
  • Ak máte otázky, kontaktujte nás.

Viete správne vykať?

Pre niekoho je vykanie hračkou, no stále sa môžeme stretnúť aj s tým, že niektorí ľudia vykanie používajú nesprávne. Pri vykaní druhej osobe použijeme pomocné sloveso ste, plnovýznamové sloveso a dáme ich do množného čísla. Ukážeme si to na príklade:

Ako sa právne vykať

Ako v e-maile správne vykať

S diakritikou alebo bez?

Jedna z častých otázok v online komunikácii je, či používať v e-mailoch diakritiku. Hoci v rýchlych správach, chatoch alebo interných poznámkach sa občas diakritika vynecháva, v profesionálnych e-mailoch by mala byť samozrejmosťou. Prečo? Text s diakritikou pôsobí dôveryhodnejšie, slušnejšie, je zrozumiteľnejší a urobí lepší dojem.

Niekto však chápe e-maily iba ako formu rýchlej komunikácie, preto na diakritiku nekladie dôraz. No je to iba o zvyku. Ak sa chcete naučiť efektívne písať na klávesnici, prečítajte si článok nášho kolegu Jožka Juríka a naučte sa písať všetkými desiatimi.

Pravopis, ktorý sa vám v e-mailoch zíde

Pýtate sa, či používať tvar email, e-mail alebo mail? Odpoveď znie, že všetky sú správne a môžete ich bez problémov použiť. V lokáli jednotného čísla sa môže použiť v e-maile a taktiež v e-maili. Dodržať by ste však mali jednotnosť, teda v texte vždy použiť len jeden z tvarov.

Ako správne písať slová v emailoch: s klientmi, môžme, doporučujem, napadlo ma, stretnutie za 5 minút

Najčastejšie chyby v e-mailoch

Prečítajte si aj článok o tom, ako písať osobnejšie e-maily.

Vzor celého e-mailu:

Predmet e-mailu: Podklady na výročnú prezentáciu firmy

Pekný deň, pani Múdra,

kontakt mi na Vás dal kolega Veselý. Spolu s ním budeme pracovať na prezentácii k výročiu firmy. Rád by som Vás poprosil o zaslanie podkladov, ktoré by sme radi zahrnuli do prezentácie.

Išlo by o tieto materiály:

  • logo firmy,
  • počet zamestnancov,
  • počet klientov za tento rok,
  • fotografie z teambuildingov, večierkov a pod.,
  • dôležité udalosti, ktoré sa udiali v tomto roku,
  • ciele na ďalší rok.

Ak by ste chceli zahrnúť do prezentácie ďalšie informácie, pokojne nám ich pošlite.

Poprosili by sme Vás o dodanie materiálov do piatka tohto týždňa a v pondelok by sme Vám prezentáciu zaslali na spripomienkovanie, aby sme stihli deadline do budúcej stredy.

Ďakujem veľmi pekne za pomoc.

S pozdravom,

Dávid Krátky

Záver: Dobrý e-mail urobí dobrý dojem

Hoci e-mail nikdy nenahradí osobnú komunikáciu, je jedným z najefektívnejších spôsobov, ako rýchlo a jasne odovzdať dôležité informácie. Ak si dáte záležať na správnej štruktúre, gramatike a profesionálnom tóne, vaše správy budú pôsobiť dôveryhodne a príjemca ich bude čítať s väčšou pozornosťou.

Dobre napísaný e-mail môže otvoriť dvere k úspešnej spolupráci, zatiaľ čo neprehľadná alebo nedbanlivá správa môže pôsobiť neprofesionálne. Nezabúdajte – každý e-mail je vašou vizitkou. Ak ich budete písať správne, ľudia si to určite všimnú a ocenia.