Už viac ako 3 mesiace vediem okrem Visibility ďalšiu firmu. Jej názov je DASE, s.r.o. a venuje sa pokročilej webovej analytike, hlavne pre zahraničné firmy. Mimo oboch firiem mám aj pár „bočných“ projektov. Napríklad som súčasťou tímu, ktorý realizuje kampaň pre Balet SND Zaži vášeň.

Najčastejšia otázka, ktorú v poslednej dobe počúvam, je: Ako to všetko stíhaš? Stručná odpoveď: Ťažko, ale dá sa to. 😉

Čo je mojou úlohou vo firmách

Tento článok je pre mňa špeciálny v tom, že je veľmi osobný. Nebudem v ňom opakovať poučky z kníh, ktoré som čítala. Proste v ňom zhrniem, čo (aspoň zatiaľ) funguje mne.

Aby to však dávalo hlavu a pätu, najskôr vysvetlím, čo je náplňou mojej práce v jednotlivých firmách:

Pre Visibility

  • Tu sa venujem celkovému riadeniu firmy. Robím mesačný reporting financií, hodín strávených na projektoch a všetkých možných biznis ukazovateľov.  
  • Mojou hlavnou úlohou je starať sa o ľudí, aby boli v rámci možností čo najspokojnejší. Venujem sa firemným benefitom, vzdelávaniu.
  • Ďalej riešim všetky problémy, ktoré vzniknú. Či už medzi ľuďmi, klientmi alebo na projektoch.
  • Pracujem aj na VISImarketingu – píšem články, chodím prednášať na naše eventy, na školy, konfery a pod.  
  • Robím tiež strategické poradenstvo pre našich kľúčových klientov.
  • Pomáham našim sales manažérom pri získavaní nových klientov.
  • VISItím má takmer 50 členov a nájdete ich na našej stránke.

 

Pre DASE

V podstate robím to isté, čo pre Visi s výnimkou pár vecí.  

  • Tu nepracujem na klientských projektoch.
  • Na druhej strane ako oficiálny konateľ všetko podpisujem, riešila som komplet administratívu ohľadom založenia firmy (založiť na Slovensku firmu, ktorej majitelia sú 2 zahraničné firmy, je byrokratická samovražda 😀 ), riešim všetky platby, papierovačky a pod.
  • V DASE na rozdiel od Visi zadávam ja osobne všetky tasky a projekty priamo našim ľuďom.
  • Tiež často komunikujem s majiteľmi firmy.
  • DASEtím má 5 členov a zatiaľ ich nájdete aspoň na tejto foto. 

V mojich „bočných projektoch“ sa venujem hlavne strategickým konzultáciám ohľadom tvorby obsahu.

A teda k veci. Ako sa to všetko dá zvládať a nezblázniť sa:

1.Kalendár

Čakali ste, že prvým bodom bude nejaký super mega trik. Niečo, čo ste ešte nikde nepočuli? Musím vás sklamať. Kľúčom k zvládaniu návalu práce je jednoznačne na 100 % vyplnený a funkčný kalendár. Váš time manažment musí fičať lepšie ako švajčiarske hodinky. Písať o tom, ako presne fungujem, je na samostatný článok, ktorý si môžete prečítať na našom blogu.

2. Tabuľky, tabuľky, tabuľky

Ak vám prvý bod prišiel úplne nudný, tak tento budete nenávidieť. 😉 Na každý rok mám určené ciele. Tieto rozmieňam na drobné do cieľov na kvartál či mesiac. O tom som už tiež písala v tomto článku.

Začiatkom každého mesiaca si sadnem a zhrniem si do tabuliek, čo všetko som spravila. Vyzerá to nasledovne:

1. Tabuľka: Meetingy

Zaznačím si všetky meetingy, ktoré som v jednotlivé týždne mala:  

Vo Visi je mojou hlavnou úlohou starať sa o zamestnancov, pomáhať obchodu a riešiť akékoľvek problémy, čo vzniknú. Na to potrebujem byť v kontakte s ľuďmi, k čomu mi slúži množstvo meetingov:

  • Raz za kvartál idem na tímový meeting každého z našich 6 tímov.  
  • Raz za mesiac mám face-to-face meetingy s vedúcimi tímov (u nás ich voláme Quality manažéri, skratka QM).
  • S nimi mám tiež spoločný meeting každý týždeň.  
  • S DASE zamestnancami sedím každý mesiac aspoň raz face-to-face.  
  • S každým z 50 Visizamestnancov aspoň raz za pol roka, na ich výročie vo firme a  kedykoľvek to potrebujú.
  • S Jurajom sa vidíme minimálne raz za mesiac.
  • O všetkých meetingoch, ktoré vo VISI máme, si môžete tiež prečítať v tomto článku.  

Prečo to robím: Lebo som masochistka a tiež kvôli tomu, že vďaka tejto tabuľke mám presný prehľad o tom, ktorý z meetingov som už mala a ktorý ma ešte len čaká. Kalendár mi na to už nestačí. Pri takomto množstve rôznych stretnutí sa dá veľmi ľahko na niektoré zabudnúť.

2. Tabuľka: Marketing

Sem si značím všetky články, ktoré som napísala či už na VisiBlog alebo Zaži vášeň, rozhovory, ktoré som dala, prednášky, workshopy…

Prečo to robím: Vďaka tejto tabuľke viem, že som za svoju kariéru viedla viac ako 50 prednášok a workshopov, napísala 77 článkov a natočila 5 videoblogov. Okrem vychvaľovania sa mi slúži aj ako motivácia. Je skvelý pocit, keď vidím, že za sebou nechávam kus práce. 😉

3. Tabuľka: Tasky

Mojou úlohou je byť tu pre Visi a DASE ľudí vždy (alebo aspoň väčšinou), keď ma potrebujú. Veľkú časť mojej práce preto tvorí odpovedanie na rôzne otázky, riešenie nečakaných problémov a situácií. Do toho meetingy, riešenie bežných administratívnych záležitostí, reporty…

Niekedy je toho toľko, až mám pocit, že som v podstate nič dokopy neurobila. „Len“ som sa stretávala a riešila čiastkové úlohy. Ja však pre moju osobnú pohodu potrebujem vidieť celkové výsledky mojej práce, inak sa cítim demotivovaná.   

Preto sa vždy pozriem na mesiac, ktorý uplynul a spíšem si veci, ktoré som urobila. Za január som napríklad stihla vypracovať:

  • celkový rozpočet pre obe firmy na rok 2017,
  • biznis plány pre obe firmy,
  • spolu s HR kolegyňou individuálny rozvojový plán pre každého zamestnanca vo Visi,
  • novú kategorizáciu príjmov a výdavkov pre Visi účtovníctvo,
  • 2 návrhy content stratégií pre klientov…  

Činnosti, ktoré mám mimo Visi a DASE, si zapisujem zvlášť aj s počtom hodín, ktoré som na nich strávila.  

Prečo to robím: Slúži mi to hlavne na motiváciu. Keď mám pocit, že je toho priveľa a ja som robila všetko a zároveň nič, táto tabuľka vždy ukáže, že sa mýlim.  Ešte jedna jej výhoda: kebyže sa ma opýtate, na čom som pracovala takto pred rokom, úplne presne vám viem odpovedať. 😉

Koľko mi toto tabuľkové šialenstvo zaberie času?

Nie tak veľa, ako by sa zdalo. Za mesiac sú to tak 2-3 hodiny. Často však vďaka tomuto systému zistím, že som na niečo pozabudla a mám sa k tomu vrátiť. Stihnem vďaka nemu väčšinu vecí, ktoré musím a ako som spomínala vyššie, tento systém je pre mňa mega motivujúci.  

3. Ľudia, ktorými som obklopená

Môj systém fungovania a time-manažmentu by mohol byť perfektný, no nikdy by nefungoval, kebyže nemám vo firmách ľudí, na ktorých sa môžem spoľahnúť. Naši QM sú skvelí manažéri, ktorým sa nebojím delegovať dôležité úlohy, pýtať sa na ich názory a o všetkom podstatnom s nimi diskutovať. Viem, že sa o svoje tímy špičkovo postarajú.

Rovnako sa môžem spoľahnúť aj na zamestnancov Visi a DASE, že odvádzajú najlepšiu prácu, akú vedia.

Visi na odovzdávani cien Digital pie 2017

Obrovský support ide aj od Juraja a Mareka, s ktorými pracujem už takmer 7 rokov. Viem, že na nich sa môžem vždy spoľahnúť.

Juraj, ja a Marek pri natáčaní nášho prvého spoločného videoblogu (je sa na čo tešiť 😉 )

A, samozrejme, kamaráti a rodina. Nech som akokoľvek zaneprázdnená, tak mi to rodina nevyčíta, ale skôr ma podporuje. S kamarátmi zase pravidelne vykonávam reset v podobe večera (noci…) pri pive, či inom „veselom nápoji“.

Tiež som si istá tým, že keby to s prácou začnem preháňať, mám okolo seba kopec ľudí, ktorí ma na to upozornia.

4. Tréningy a regenerácia

Keď som mala len Visi, stíhala som 5-6 tréningov do týždňa. To je aktuálne nemožné. Avšak, minimálne 4 tréningy musia byť! Tanec a beh mi pomáhajú vyčistiť hlavu, udržiavajú ma v kondícii a hlavne ma to neskutočne baví a robí šťastnou. Obzvlášť so skvelou partiou ľudí, aká je v The NØ Limits Gym. 🙂 Pri toľkých tréningoch sa vyžaduje aj regenerácia, ktorú si doprajem v Profy. 

5. Meditácia

Ako som písala v tomto článku, meditácia má na mňa veľmi priaznivé účinky. Pomáha mi lepšie sa sústrediť, byť empatickejšia a menej sa rozčuľovať. 😉 Používam appku Headspace. Nedarí sa mi to každý deň, ale v priemere tak každý druhý to dám.

6. Voľný čas a dovolenky

I keď už nemôžem povedať, že by som nerobila po víkendoch, stále si nájdem čas na to, aby som prečítala aspoň jednu-dve knihy mesačne, pozrela si nejaký ten film či seriál a hlavne vypočula si nejakú novú hudbu. To všetko sú pre mňa veľmi inšpiratívne veci.

Plánujem jarnú dovolenku, ísť si vyčistiť hlavu na Pohodu a tiež jednu väčšiu, aspoň dvojtýždňovú dovolenku.

Visi na Pohode 2016

7. Nebude to na dlho

Veľmi dobre si uvedomujem riziko vyhorenia. Tiež som bola vždy zástancom myšlienky, že manažér firmy by sa mal venovať len jej a to na 100 %. Sama neviem, ako sa mi podarilo dostať do tejto situácie. 😀

V každom prípade si uvedomujem, že to takto nebude na dlho a niektorých aktivít sa bude treba po čase vzdať. Tak pevne verím, že takto o rok nebudem písať článok o tom, ako zvládať nával práce dlhodobo.