Ako by mal vyzerať kvalitný brief? Tipy od projektového manažéra
Pod slovom projekt sa v dnešnej dobe klasifikuje snáď každá aktivita. Avšak nie všetko, čo projektom nazývame, projektom aj v skutočnosti je.
Ak chcem súbor úloh definovať ako „projekt“, mal by spĺňať základné vlastnosti:
- projekt je skupina krokov, vďaka ktorým dosahujeme nami stanovený cieľ,
- zadanie projektu by malo obsahovať isté formy jedinečnosti,
- pri odovzdaní nášho projektu by sme mali dosiahnuť, prípadne sa čo najviac priblížiť nami stanoveným cieľom,
- projekt musí mať presne definovaný termín dokončenia a určený rozpočet,
- pri projekte je potrebný projektový tím,
- každý projekt v sebe obsahuje istú formu neistoty, či sa podarí naplniť ciele projektu.
V základných vlastnostiach sa objavujú kľúčové slová ako cieľ, tím, zadanie a pod. Všetky tieto slová spolu súvisia, priam sú prepojené.
Pri každom projekte nám ide hlavne o jeho úspešné dokončenie a o naplnenie našich cieľov. Aby sme naplnili túto hlavnú požiadavku, musíme sa presunúť ešte pred spustenie projektu a to na časť ZADANIE alebo inak povedané, BRIEF.
Správne vyplnené zadanie/brief je nevyhnutnou potrebou pre spustenie projektu. Čo má dobrý brief obsahovať? Odpoveď je jednoduchá – VŠETKO, čo potrebujeme k práci. 🙂
Na každé zadanie sa vieme pozerať z dvoch pohľadov:
- Externé zadanie – ide o klientské zadanie, ktoré firma pošle klientovi na vyplnenie.
- Interné zadanie – zadanie medzi jednotlivými kolegami, ktoré nasleduje po vyplnení briefu.
Klientské zadanie (externé)
Klientské zadanie je najdôležitejší dokument pre úspešné odovzdanie projektu. Zákazník v briefe presne špecifikuje svoju predstavu a snaží sa nám, realizátorom, priblížiť svoj pohľad na daný projekt. Zadania sú rozdielne v závislosti od hlavnej myšlienky projektu, t.j., ak ideme klientovi riešiť nový web, potrebujeme na to úplne iné informácie, ako keď ideme riešiť novú vizuálnu identitu.
Avšak globálne by každé zadanie od klienta malo obsahovať:
- charakteristiku spoločnosti
- cieľovú skupinu
- konkurenciu spoločnosti
- konkurenčnú výhodu
- dohodnutý budget
- požadovaný termín odovzdania projektu
- popis súčastného stavu
- očakávaný výsledok – cieľ
- komunikačnú osobu
- pripojenie dokumentov, ktoré nám môžu pomôcť pri realizácii diela (napr. design manuál, analýza kľúčových slov, persóny a pod…)
- mimoriadne požiadavky, či už na fukcionalitu, alebo vizualitu
Dôležité! Najdôležitejšie vrámci odovzdaného zadania od klienta je, aby sme chápali všetkým požiadavkám klienta. Ak náhodou sú nám nejaké časti nejasné, netreba sa báť pýtať klienta na upresňujúce informácie. Kontrolu vyplnených údajov zabezpečuje projektový manažér.
Keď máme správne vypracované zadanie, môžeme začať s realizáciou projektu. Po určení projektového tímu pristúpime k rozdeleniu úloh a stanoveniu si časového harmonogramu. V prípade, ak na projekte pracuje viacero tímov súbežne, napr. grafici, copywriteri, developeri, tak je vhodné vypracovať interné zadania, aby každý vedel, čo má robiť.
Interné zadanie
Interné zadanie nie je tak rozsiahle ako klientské, ale skôr špecifickejšie, pretože sa týka konkrétnej úlohy, ako napr. vytvorenie bannerov, spracovanie headlinov a pod.
Čo obsahuje interné zadanie?
- názov klienta pre ktorého danú úlohu realizujeme
- ak ide o nového klienta, tak jeho krátka charakteristika
- meno kolegu, ktorý zadanie vypracoval a kolegu, ktorý má zadanie vykonať
- deadline na dokončenie úlohy
- popis úloh/y, čo chceme od kolegov, aby spravili
- rovnako ako pri klientskom zadaní, pripojenie dokumentov, ktoré nám môžu pomôcť pri realizácii diela (napr. design manuál, analýza kľúčových slov, persóny a pod.)
Dôležité! Aj keď sa môže zdať na prvý pohľad interný brief ako zbytočný a zdĺhavý, opak je pravdou. Vďaka dobre vyplneným briefom vieme ušetriť mnoho času stráveného na meetingoch, prípadne si ušetríme mnoho mailových komunikácií. Kontrolu nad správne dodanými zadaniami má projektový manažér, ktorý je zodpovedný, aby všetkým stranám bolo zadanie jasné a aby všetci mali, čo potrebujú.
Záver
Používanie štandardizovaných zadaní nám pomáha optimalizovať procesy a efektivitu práce. Dobre spracované zadanie je základom pre úspešné manažovanie a odovzdanie projektu. Ak sa stane, že klient nemá dostatok času na vyplnenie briefu, netreba sa mu báť stále pripomínať a vysvetľovať, prečo je to dôležité, a že to robíme pre jeho spokojnosť. Rovnako je to aj u interných briefov.