Visibility bude mať čoskoro 8 rokov. Je to čas, za ktorý sa firma neuveriteľne posunula dopredu, a to, samozrejme, nielen z pohľadu ľudí, marketingu či know-how, ale aj z pohľadu technologického zázemia. A práve o tom bude tento článok.


Sme online marketingová agentúra a tomu je, samozrejme, podriadené aj fungovanie celej firmy. Spomínam si ešte na náš úplne prvý web, kde bola informácia, že na efektívnu komunikáciu a projektové riadenie nepotrebujeme kancelárie v centre Bratislavy. Všetci pracujeme z domu a funguje to (via o tom, ako sa vyvíjala naša vizuálna identita v ďalšom článku).

O osem rokov neskôr síce kancelárie v centre Bratislavy máme, ale jedno sa nezmenilo. Celé fungovanie firmy je postavené na internete, respektíve na cloudových riešeniach. Od úplného začiatku fungujeme na technológii Google Apps, ktorá tvorí jadro nášho „informačného systému“. Ľudia sa pripájajú kdekoľvek a celú robotu majú v podstate vždy na internete. Google kalendár, dokumenty či kontakty, to všetko je efektívne prepojené v ekosystéme platformy Google Apps.

Digitálna agentúra, to však nie sú len emaily a dokumenty, ale aj kopec iných systémov a nástrojov, ktoré pomáhajú špecialistom v jednotlivých oddeleniach a projektovému riadeniu ako takému. U nás to vyzerá aktuálne asi takto:

Visibility nástroje
Červenou farbou sú zvýraznené nástroje, ktoré sme vyvinuli interne. Ako je už z horného obrázka vidieť, ekosystém interných nástrojov vo firme s približne 50 ľuďmi môže byť pomerne komplikovaný a neustále sa v čase vyvíja podľa potrieb, ale aj rastu firmy.

Ak sa teda dostávate s firmou do štádia, že treba začať rozmýšľať nad jej štruktúrou, procesmi, ale aj systémami, na ktorých budete fungovať, tu je niekoľko tipov na to, ako sa rozhodnúť a nad čím uvažovať:

Vlastný systém na mieru

Ak má niekto skúsenosti z iných firiem alebo si už niečím v živote prešiel, vie lepšie odhadnúť, čo bude rastúca firma približne potrebovať. V takomto prípade prichádza do úvahy tvorba vlastného systému na mieru od začiatku. Je s tým spojených kopec výhod, ale, prirodzene, aj nevýhod, ktoré zhrniem v tejto tabuľke:

Výhody Nevýhody Na čo treba myslieť?
Systém vo vlastných rukách. Viazanosť na jeden systém/veľmi ťažká možnosť zmeny. Projekt vývoja vlastného systému sa nikdy neskončí. Treba myslieť na to, že ak sa raz do toho pustíte, treba na to alokovať stálu zodpovednú osobu, programátora či grafika.
Nižšie náklady pri väčšom počte ľudí. Dlhodobé náklady v podobe rozvoja systémov a ich administratívy. Treba vybrať programovací jazyk a platformu tak, aby jej vývoj vedel v budúcnosti ktokoľvek prebrať.
Funkcie a systém na mieru podľa potrieb firmy a jej procesov. Náročná škálovateľnosť v budúcnosti, ak sa podcení príprava projektu. Projekt musí mať jasne stanovenú zodpovednú osobu.
Rozvoj systému podľa potreby firmy.   Treba myslieť na možnosti a potreby aj niekoľko rokov dopredu.
Jazykové rozhranie podľa potreby.   S rozvojom systému prichádzajú aj ďalšie náklady (hosting, infraštruktúra a pod.).
Rýchle zaškolenie a tréning pre zamestnancov.   Bezpečnosť, ochrana osobných údajov.

 

Podobne to máme aj pri druhej firme IMPLEMENTO.sk, ktorá začala oveľa neskôr ako Visibility, ale kopec skúseností a know-how sme pri nej vedeli aplikovať. Od začiatku tak máme napríklad CRM či celý systém Google Apps. Vo Visibility sme sa k tomu museli dopracovať až časom. Keďže je ale firma príliš „živá“ bez jasných procesov, do vlastných systémov sme sa ešte nepustili.

Ja osobne teda odporúčam ísť do programovania vlastného systému na mieru až zabehnutej firme, ktorá presne vie, čo chce, a žiaden z existujúcich nástrojov jej to nevie naplniť. Alebo potom firme, ktorej majitelia majú skúsenosti z minulosti a majú jasne stanovený biznis plán bez potenciálu k zmenám.

Najväčší problém nastáva, ak si majiteľ firmy myslí, že systém si dá naprogramovať raz a potom ho bude X rokov už len využívať, čo v podstate vedie k zníženiu nákladov v porovnaní s inými licencovanými produktami.

Nie je to tak, pretože systém na mieru bude mať určite na úvod kopec „múch“ a nedostatkov, budú prichádzať nové nápady na jeho vylepšenie a rozvoj a v neposlednom rade sa bude vyvíjať aj technologicky a podľa aktuálnej situácie vo firme. Takže nevyhnete sa tomu, aby systém a jeho rozvoj pohltil aj tak nejaký rozpočet na pravidelnej báze. Už si len musíte zrátať, či je to stále výhodnejšie ako iná licencovaná alternatíva.

Hotový systém

Druhým variantom je, že si otestujete a nasadíte systém, ktorý na trhu už je. Samozrejme, buď niečo komplexné, čo pokryje všetky vaše potreby, alebo pospájate viac systémov dokopy.

Výhody Nevýhody Na čo treba myslieť?
Pri menšej firme nižší náklad. Pri väčšej firme vyšší náklad. Aký je počet ľudí vo firme a ako sa bude do budúcnosti vyvíjať?
Neustály vývoj aplikácie. Nákladovosť alebo malá flexibilita pri potrebe vlastných funkcionalít na mieru. Ako veľmi spĺňa existujúci systém naše aktuálne, ale aj budúce potreby?
Pravidelné aktualizácie a bezpečnostné záplaty. Často adhoc náklady (inštalácia, technické problémy, úpravy, vývoj na mieru). Aký je support zo strany dodávateľa?
Väčšinou dostupné online návody a databáza FaQ. Nič nevlastníte, keď prestanete platiť, nemáte nič. Koľko stojí a trvá vývoj vecí na mieru?
Rýchlosť nasadenia.

 

Na svete existujú desiatky systémov, ktoré by vedela priemerná slovenská firma využiť. Tu je krátky prehľad:

Systém URL Cenník Poznámka
FLOWII www.flowii.com www.flowii.com/sk/cennik
Odoo www.odoo.com www.odoo.com/pricing Na slovensku rieši IMPLEMENTO
Google Apps gsuite.google.com gsuite.google.com/pricing.html
Base getbase.com getbase.com/pricing  Ľahké pre administráciu, stredné a menšie firmy
Sugar CRM www.sugarcrm.com www.sugarcrm.com/product/pricing-editions 
Pipeliner CRM www.pipelinersales.com www.pipelinersales.com/crm/pricing
Salesforce  www.salesforce.com/crm www.salesforce.com/editions-pricing/sales-cloud-b

—

Otázka implementácie a výberu správneho systému či systémov pre rastúcu firmu vôbec nie je jednoduchá. Nevyhnete sa veľkému množstvu failov a nedá sa vylúčiť ani to, že sa prechod na nový systém nevydarí, alebo po zmene systému zistíte, že to nebola dobrá voľba.

Aj napriek tomu je to prirodzený vývoj a kto nič nerobí, nič ani nepokazí. Takže určite budem rád za každé tipy na to, čo funguje vám, aké interné systémy používate a aké máte skúsenosti s prechodom na nový systém, vývojom vlastného alebo výberom existujúceho riešenia.