Asana je jednoduchý nástroj na riadenie tímových projektov, jednotlivých úloh a ich podúloh. Vďaka nej dokážete efektívne plánovať úlohy so svojím tímom, nastavovať si interné, ale aj klientské termíny odovzdávania projektov, a dosahovať spoločné projektové ciele. Okrem flexibility tohto nástroja vás potešia aj možnosti integrácie na nástroje tretích strán.

Pre koho je Asana vhodná?

Vzhľadom na flexibilitu tohto nástroja, Asana nemá presne vyhradenú cieľovú skupinu. Veľkej obľube sa teší najmä:

  • v marketingu
  • v IT a vývoji
  • na kreatívnych oddeleniach
  • v HR
  • u obchodníkov
  • u operatívy
  • a i.

Vďaka dostupnosti rozhraní môžete nástroj ovládať priamo z vášho desktopu alebo z mobilného zariadenia, či tabletu – iOS a Android. K dispozícii je aj aplikácia Asana priamo pre počítače.

Ako Asana funguje?

Počet projektov a úloh nie je limitovaný, a preto je možné vytvárať doslova veľké množstvo krokov, vďaka čomu vám neunikne ani najmenší detail pri plánovaní.

Vytváranie nového projektu je veľmi jednoduché a intuitívne. Asana vám ponúka šablóny, ktoré vám uľahčia prácu a vytvoria niektoré polia pre nový projekt za vás.

Akokoľvek sa rozhodnete, polia viete dodatočne jednoducho upravovať, mazať a pridávať. V prípade, že sa obsah vašich projektov opakuje, dokážete si vytvoriť šablónu, a tú následne replikovať do ďalších projektov. Pri kopírovaní sa vám zduplikuje základné nastavenie projektu vrátane úloh, polí (aj vami dodatočne vytvorené do šablóny) a i. Výhodou je, že projekty môžu byť navzájom prepojené.

New project v Asane

Listové zobrazenie

Nástroj ponúka niekoľko zobrazení pre každý projekt. Je na vás, ktoré z nich preferujete. Najčastejšie využívané zobrazenie je Listové zobrazenie, ktoré nám umožňuje vidieť úlohy zoradené v zozname pod sebou. Zároveň zobrazuje aj jednotlivé Polia, ktoré indikujú rôzne parametre pre konkrétnu úlohu.

Listové zobrazenie v Asane

Boardové zobrazenie

Druhým spôsobom zobrazenia je Boardové zobrazenie. Tento spôsob je preferovaný u veľkého publika. Toto zobrazenie umožňuje presúvať úlohy do etáp, a to len potiahnutím – drag & drop.

Boardové zobrazenie v Asane

Časová os a Kalendár

Časová os, ktorú ponúka tento nástroj, zobrazuje úlohy v projekte rozdelené do jednotlivých dní. Pri tomto zobrazení získate napr. týždenný prehľad vašich tímových aktivít. Podobným zobrazením je aj Kalendár.

Časová os a kalendár v Asane

Ako fungujú projekty?

Každá úloha v projekte musí mať poriadny zápis a zodpovednú osobu. Na základe toho, aké polia obsahuje projekt, sa zobrazia aj v detaile každej úlohy. Každý task má teda vždy základné parametre:

  • kto je zodpovedný za úlohu (vždy len jedna osoba),
  • dátum, dokedy má byť úloha spracovaná (môže byť aj rozpätie od – do a dá sa pridať aj presný čas),
  • projekt, do ktorého úloha patrí,
  • informáciu o tom, či je táto úloha závislá na nejakej inej úlohe,
  • a potom zvyšné parametre podľa vlastnej voľby, ako napr. priorita, veľkosť úlohy, stav a i.

Mimo toho môžete nastaviť pre každú úlohu aj:

  • Zadanie/popis úlohy
  • Priložiť prílohu (obrázky, dokumenty atď.)
  • Zvoliť spolupracovníkov na úlohe (Collaborators)

Ukážka tasku v Asane

Ďalšou z výhod je informovanosť prostredníctvom notifikácií, ktoré prídu všetkým účastníkom na danej úlohe. Takto sú zainteresovaní pracovníci vždy informovaní o zmene stavu, komentároch, pridaní príloh a i. V neposlednom rade je k dispozícii aj priestor na komunikáciu, kde môžete spolupracovníkov označovať a komunikovať s nimi ohľadom konkrétnej úlohy.

Notifkácie v Asane

Dashboard

Pre vlastníkov projektu je v ponuke Dashboard. Táto záložka ponúka reporting, vďaka ktorému máte prehľad o stave vášho projektu, vyťaženosti alebo časovej náročnosti.

Dashboard ponúka rozšírené možnosti vyhodnocovania – je na vás, čo potrebujete k danému projektu pravidelne vyhodnocovať a reportovať.

K dispozícii pre rozšírený model Asany je aj funkcia Workload a Portfólio na vyhodnocovanie záťaže a výkonu konkrétnych spolupracovníkov. Menšou nevýhodou je, že Asana nedovoľuje editáciu dokumentov priamo v rozhraní. V tomto prípade to ale riešia firmy prostredníctvom cloudových riešení, ako Office alebo Google Docs.

Dasboard v Asane

Pre efektívne zadávanie nových úloh môžete využiť aj vlastný formulár, ktorý si jednoducho prispôsobíte podľa vašich predstáv. Vo formulári si vytvoríte povinné polia, ktoré sú pre vypracovanie úlohy pre vás kľúčové a bez nich sa nezaobídete. Týmto spôsobom minimalizujete dodatočné dopytovanie podkladov od zadávateľa.

Čo iné ponúka Asana? Integrácie aj automatizáciu

Keďže tvorcom tohto nástroja išlo najmä o poskytnutie efektívneho spôsobu pre projektové riadenie, s postupným vývojom prišli aj s integráciou služieb ako Slack, Google Drive, Dropbox, Box, GitHub, Harvest. V ponuke je aj napojenie prostredníctvom API.

Koľko stojí mesačné predplatné?

Asana je bezplatný nástroj. Jeho rozšírenie je ale spoplatnené.

Skúšobná verzia

Asana ponúka trial verziu bez potreby zadávania karty na 30 dní. Počas tohto obdobia si môžete vyskúšať všetky úrovne predplatného a vybrať si, či vám nástroj vyhovuje, alebo nie. Po skúšobnej verzii je možné naďalej fungovať v Asane, avšak už bez niektorých funkcionalít.

Bezplatná verzia

  • Neobmedzený počet:
    • projektov
    • úloh
    • úložného priestoru
  • Zobrazenie projektov:
    • listové
    • boardové
    • kalendárové
  • Základný workflow:
    • integrácie s viac ako 100 aplikáciami
  • Základný reporting
  • 15 používateľov
  • Podpora zo strany Asany

Premium verzia

Od 10,99 € bez DPH/mesiac – ročná fakturácia

Všetko, čo je v Bezplatnej verzii + navyše:

  • Zobrazenie projektov na časovej osi
  • Automatizácie
  • Neobmedzený reporting
  • Neobmedzený počet používateľov

Essential verzia

Všetko, čo obsahuje Bezplatná a Premium verzia + navyše:

  • Projektové zobrazenie vrátane Goals & Portfolios
  • Pravidlá, pokročilé nastavenia pre Workflow a i.
  • Pokročilý reporting s integráciou napr. PowerBI

Konkurenčné nástroje

Medzi najznámejšie konkurenčné nástroje Asany môžeme zaradiť ClickUp, monday alebo Freelo, Trello, Basecamp a i. Každý z týchto nástrojov ponúka aj množstvo výhod, aby si dokázali na trhu viac konkurovať.