Ako komunikovať cez mail
Pozastavili ste nad názvom článku a pýtate sa, to naozaj chce písať o takej banálnej veci? Keby ste ako my rozposielali niekoľko desiatok až stoviek mailov týždenne zistili by ste, že úroveň komunikácie v tejto oblasti u mnohých nespĺňa ani len minimálne požiadavky slušnosti. Na čo by ste teda nemali zabúdať?
Predovšetkým treba myslieť na to , že s mnohými ľuďmi, s ktorými komunikujete cez mail sa v zoči-voči nikdy nestretnete. Táto písomná forma komunikácie je teda jediný spôsob ako samých seba prezentujete. Na základe toho si adresát o vás vytvorí názor. Preto treba byť vždy slušný a zdvorilý. No veď si skúste predstaviť, že by ste v reálnom živote s niekym stretli a ani by ste sa mu nepozdravili.
Na čo by ste teda pri mailovej komunikácii nemali zabúdať a ako ju môžete vylepšiť?
1. Oslovenie– pokiaľ kontaktujete konkrétnu osobu, veľmi dobre pôsobí, ak ju na začiatku oslovíte menom. Adresát potom číta mail pozornejšie a je aj náchylnejší odpísať.
2. Predstavenie– neoddeliteľnou súčasťou SEO a budovania odkazov je výmena odkazov, kedy každý týždeň oslovujeme desiatky ľudí so žiadosťou o túto formu spolupráce. Mohlo by sa teda zdať, že ide o masovú a neosobnú komunikáciu a preto sa vždy na začiatku mailu predstavíme, opíšeme aká je naša funkcia vo firme a prečo ich oslovujeme. Nič nepôsobí horšie ako keď vás osloví „webmaster“ prípadne iný anonymný pracovník.
3. Vizitka– Úplnou samozrejmosťou by mal byť podpis resp. vizitka. Na konci každého mailu by malo byť prianie pekné dňa, meno, pracovná pozícia, mail, telefónne číslo, prípadne webová stránka.
4.24 hodín– rovnako ako existuje etiketa správania sa v spoločenskom styku, tak platí aj v mailovej komunikácii. Podľa tejto etikety by sa malo na mail odpovedať do 24 hodín. Ak to nestihnete, prípadne na mail zabudnete a odpíšete po dlhšej dobe, mali by sa ospravedlniť a vysvetliť dôvod omeškania.
5. Automatická odpoveď– úzko súvisí s bodom číslo 4. To znamená, ak idete na dovolenku alebo z akéhokoľvek iného dôvodu nie ste zastihnuteľný nastavte si automatickú odpoveď, ktorá vysvetlí, že ste mimo dosahu a kedy sa k vybaveniu mailu dostanete.
6. A nakoniec sa nebojte používať otvorený a pozitívny prístup. Občas neuškodí ani použitie smajlíka. Veď s úsmevom je život krajší 🙂