Chcete zvládať prácu, šport, koníčky, rodinu aj kvalitný spánok a 24 hodín vám na to nestačí? Týchto 8 rád vám pomôže usporiadať si svoj pracovný a súkromný čas tak, aby ste sa stihli venovať všetkému podstatnému.

Tento článok pôvodne napísala Júlia Micháleková. Vzhľadom na to, že sme vo Visibility prešli na hybridný pracovný model, rozhodla som sa ho aktualizovať aj o svoje tipy, ktoré mi pomohli byť výkonnejšou v kancelárii, ale aj na homeoffice. 

1. Work-life balance

Na úvod si povedzme o najdôležitejšom slovnom spojení, ktoré viete dosiahnuť aj tipmi a radami z tohto článku.

Work-life balance alebo v slovenskom preklade rovnováha medzi pracovným a súkromným životom, je zvyčajne definovaná ako množstvo času, ktorý strávite vykonávaním svojej práce v porovnaní s časom, ktorý strávite robením toho, čo je pre vás dôležité mimo práce. [1]

Dosiahnutím zdravej rovnováhy môžete znížiť stres, zvýšiť produktivitu v práci, zlepšiť vašu celkovú pohodu – vrátane fyzického, emocionálneho a duševného zdravia. 

Na druhej strane, nerovnováha medzi prácou a súkromným životom, keď je hlavnou príčinou dlhodobá práca, môže viesť k vážnym zdravotným problémom, až k vyhoreniu. [2] Tejto téme sme sa venovali v článku Syndróm vyhorenia: Aké sú príznaky a ako mu predchádzať?.

Ako však túto rovnováhu dosiahnuť? V praxi to môže byť veľmi ťažké. Každý človek je jedinečný a integrácia pracovného a súkromného života nie je vždy rovnaká. Mojou radou v rámci work-life balance je: 

Každé ráno po zobudení si premyslite (alebo napíšte na papier), ktoré pracovné a mimopracovné veci by ste chceli (prípadne musíte) v daný deň stihnúť tak, aby ste „jemne“ vyšli z komfortnej zóny, no na druhej strane, aby vás splnenie týchto úloh nezničilo úplne. Určite si pracovné a súkromné priority a nájdite medzi nimi rovnováhu. 

Na konci dňa popremýšľajte, či sa vám podarilo úlohy splniť a či vás niekam posunuli.

2. Time management alebo plánovanie je základ! 

Pri akomkoľvek plánovaní by ste sa mali držať nasledovných zásad:

  • Plánovanie nemôže byť bez termínu.
  • Všetky svoje úlohy, aktivity a termíny si zapisujte do diára alebo kalendára alebo do to do listu. Zabudnite na vetu „To si zapamätám“ alebo „To si zapíšem neskôr.“ Verte mi, 80 % si nezapamätáte a nezapíšete neskôr.

Každému z nás sa stane, že nás zavalia tasky, nastane chaos, panika, stres a nevieme čo skôr. 

V tomto prípade sa treba zhlboka nadýchnuť, vydýchnuť, ukľudniť sa a začať plánovať! 

Pokojne sa zavrite do tichej miestnosti, mobil dajte na tichý režim, v Gmaili si nastavte Do not disturb, aby vás nerušili na chate, nastavte si nerušenie e-mailami cez Free rozšírenie Boomerang for Gmail a sústreďte sa na roztriedenie úloh, zadefinovanie si priorít a deadlinov. Po tomto reštarte začnete opäť fungovať, v pohode a bez stresov. 🙂 

Ja osobne preferujem plánovanie v Google kalendári, ktorý využívam na plánovanie meetingov, časové blockre a tasky.

Existuje však hneď niekoľko plánovačov, či už Asana, ClickUp, Freelo, Basecamp, Monday, Trello či Todoist.

Prečítajte si tiež článok Asana: Jednoduchý spôsob na riadenie tímových projektov a úloh.

3. Vedieť si určiť priority

Jedna z najväčších výziev v rámci time-managementu je naučiť sa pracovať na tom, čo je najprioritnejšie, nie na tom, čo „najviac horí.“ Hlavne, keď vám na chrbát dýcha šéf alebo kolega – projekťák, ktorý tie podklady potrebuje teraz hneď! (Väčšinou som ja ten kolega. :-D) 

Každý deň by sme mali začínať s najťažšou úlohou a označiť ju za najprioritnejšiu. Po splnení najťažšej úlohy vám zvyšné tasky pôjdu jedna radosť. 

Pri vytváraní a realizácii akýchkoľvek plánov sa vždy pýtajte: „Pomôže mi táto činnosť k dosiahnutiu mojich cieľov?“ Ak nie, nie je pre vás prioritná.

Ako si stanoviť priority, vám môže pomôcť aj nižšie uvedená tabuľka:

Ako si určiť priority

4. Naučte sa hovoriť nie

Základné pravidlo manažmentu: Hovorte NIE vždy, keď je to možné a hovorte ÁNO, len keď je to nutné.

Jedným z najčastejších dôvodov, prečo vám pribúdajú ďalšie tasky, je, že od vás vaši kolegovia, nadriadení, podriadení alebo kamaráti stále niečo chcú. Nehovorím, že odteraz nikomu s ničím nepomôžete. Treba však zvážiť, či vás dané úlohy len neoberajú o čas a energiu a či je skutočne nevyhnutné ich vykonať. 

6. Robte si pauzy 

Pracovať bez prestávky sa môže odzrkadliť na vašej pozornosti, kreativite či efektívnosti. Vo všeobecnosti sa odporúča dať si pauzu (aspoň 5 min.) po hodine sústredenej práce. 

Dôležitá je obedňajšia prestávka. Asi každému z nás sa stalo, že bol zahltený prácou až tak, že sa zabudol naobedovať alebo sa od rána nadýchať čerstvého vzduchu. Ja mám v takýchto prípadoch nastavený blocker v kalendári napr. na 12:00, kedy mám naplánovaný pol hodinový beh alebo prechádzku, kedy si „vyvenčím svoj mozog“. 🙂 

Nebudem si dávať servítku pred ústa, ale v reklamných agentúrach treba (niekedy) potiahnuť aj vo večerných hodinách. V takýchto prípadoch je mojím hnacím motorom dlhšia večerná pauza, ktorú trávim vo fitku (ideálne precvičovaním BodyCombatu, kde sa vyboxujem, :)) a následne s endorfínmi pokračujem v práci. Treba teda stále myslieť na work-life balance. 

5. Nechajte si rezervu

Nikdy by ste si nemali plánovať 100 % svojho pracovného času. Je potrebné si nechávať rezervu na tzv. požierače času a riešenie nečakaných situácií. Pokiaľ si túto rezervu nenecháte, čo i len malé vyrušenie vám úplne nabúra váš kalendár.

Odporúčané je plánovať 60 % svojho času a 40 % si nechať ako rezervu. Ak vám ostane voľný čas, jednoducho presuniete task z nasledujúceho dňa.

7. Naučte sa delegovať 

Mnohí manažéri na popredných pozíciách majú zásadný problém s delegovaním úloh. Buď to nevedia, nenapadne im to, alebo si povedia, že si to radšej spravia sami a dobre. Ani jeden z týchto prístupov nie je správny.

Každý leader, projektový manažér či account manager by mal ako prvú vec pri obdržaní úlohy myslieť na to, či neexistuje niekto kompetentný, na koho môže úlohu delegovať. Treba sa naučiť nielen delegovať, ale hlavne ľuďom veriť, že prácu odvedú skvele. Ak nemáte ako manažér pod sebou spoľahlivých ľudí, chyba bude asi niekde inde, nie v time-managemente.

8. Rada na záver „Malými krokmi k veľkým výsledkom“

Ja sa tejto rady držím, či už v pracovnom, alebo súkromnom živote. 🙂 Možno aj preto, že mám len 165 cm, čiže veľké kroky robiť neviem. 😀

Cesta k výsledku alebo k cieľu je väčšinou kľukatá a dlhá, čo nás môže niekedy privádzať do frustrácie. Konzistentnosť a malé kroky vás na tejto ceste dovedú k veľkým výsledkom. Chce to však čas. Keď sa prichytíte vo frustrácii, spomeňte si alebo si napíšte na papier, aké kroky som na tejto ceste absolvoval/a. Tieto informácie vás pozitívne namotivujú a vy môžete pokračovať ďalej. 

A nezabúdajte, váš aktuálny diskomfort sa opakovaním a návykmi stane vaším komfortom. 🙂 

#Staywiththefight