Téma produktivity práce sa podľa mňa nikdy nevyčerpá. Dôvody na to sú dva. Jeden sme my sami vždy budeme hľadať nové inšpirácie a možnosti, ako si veci zjednodušiť. Druhý dôvod je neustály technologický aj spoločenský vývoj a s ním súvisiace aplikácie, ako aj spôsob, ktorým komunikujeme či organizujeme svoj pracovný a osobný čas.

Na našom blogu sme už spracovali niekoľko tém, ktoré vedia pomôcť v organizácii času a lepšej efektivite. Článok na tému „Inbox Zero” sa venuje tomu, ako dosiahnuť, aby sme mali vždy na konci dňa prázdnu e-mailovú schránku = prázdnu hlavu.

Hoci je článok o organizácii času staršieho dáta, dajú sa tam nájsť stále užitočné informácie. A nakoľko som mal nedávno možnosť vystúpiť na Bratislavskom BarCampe, pripravil som aj aktualizovanú verziu prezentácie s názvom „24 tipov pre time management”:

Kolega Ján Pan napísal na tému práce s Gmailom sériu článkov, odporúčam si ich prečítať všetky. Sú tam tipy na rôzne aplikácie a addony pre Gmail, ako aj funkcionality, ktoré nie sú bežné a známe.

Zbavte sa všetkého nepotrebného v emailoch

Základom akejkoľvek organizácie či efektivity je poriadok. Ak sa chcete cítiť pohodlne doma, musíte si najskôr upratať. A to isté platí aj pre vášho e-mailového klienta. Neporiadok v e-mailoch je základným predpokladom toho, ako byť neefektívny.

Existuje niekoľko praktických a technických rád, ako si v emailoch urobiť poriadok raz a navždy (teda navždy nie, lebo to budete musieť robiť pravidelne :)).

Unsubscribe zo všetkého, čo nepotrebujete

Účinnou metódou je odhlásiť sa zo všetkých newsletterov a diskusií, ktoré vám nič neprinášajú. Osobne mám len niekoľko newsletterov, ktoré dostávam. Všetko ostatné som odhlásil. Viete to urobiť napríklad manuálne – väčšinou z pätičky e-mailu:

Gmail tiež občas natiahne možnosť odhlásiť sa aj priamo k hlavičke newslettera:

Alternatívnou možnosťou, ktorá je viac automatizovaná, je využitie nástroja, ako napríklad unroll.me. Hoci na úvod musíte zaklamať, že nie ste z EU, potom to ide pekne samo.

Obdobou Unroll.me je nástroj Sanebox. Nevýhodou Saneboxu je to, že oproti Unroll.me je platený. Bude vás stáť pár dolárov mesačne.

Mute komunikácií, ktoré sa vás netýkajú

Veľmi dobrou taktikou, ako sa zbaviť nepotrebných emailových konverzácií je ich utíšenie”  mute.

Takto označené e-mailové konverzácie sa automaticky presúvajú z Inboxu do Archívu, ale zostávajú neprečítané.

Nastavenie filtrov na emaily, ktoré cez vás len prechádzajú

Filtry v emailoch sú perfektná vec. Jednoducho si tak viete určiť podmienky pre vybrané emaily a aktivitu s nimi:

Filtrovať sa dajú napríklad v Gmaili, a to podľa mnohých kritérií:

A následne si vieme zvoliť, čo sa má stať s e-mailami, ktoré spĺňajú zadané kritériá:

Viac emailových účtov v jednom

Ak máte viacero e-mailových účtov, buď viac pracovných, alebo pracovné a súkromné, je pomerne nepraktické prepínať sa medzi nimi. Riešením je napríklad centralizácia viacerých e-mailových účtov pod jedným e-mailovým klientom.

Na trhu existuje množstvo e-mailových klientov, ktorí vedia pracovať s viacerými účtami naraz. Odporúčam tieto:

Hoci má Mailbird (www.getmailbird.com) aj bezplatnú verziu, jeho doživotná licencia stojí len 14,7 EUR. Samozrejmosťou sú integrácie s aplikáciami, ako Facebook, Google Calendar či Slack.

Thunderbird (www.thunderbird.net) je stálicou na poli e-mailových klientov. Jeho obrovskou výhodou je najmä to, že je prepracovaný a úplne zadarmo.

Hiri (www.hiri.com) je síce najdrahším e-mailovým klientom z uvedených možností, ale jeho výhodou je, že kombinuje efektívne e-maily s task managerom.

Ak používate Gmail, aj v tomto prípade viete fungovať pod jednou strechou. V nastaveniach si viete pridať ďalší účet, z ktorého následne môžete v Gmail rozhraní posielať emaily:

Predmetný e-mail musíte autorizovať cez SMTP server:

Potom už viete nový e-mail vybrať priamo v rozhraní pre posielanie nových správ:

Užitočné nástroje

Internet je plný nástrojov a addonov, ktoré vám pomôžu zlepšiť prácu a administratívu spojenú s e-mailami. Pozrime sa na niekoľko z nich v prehľadnej tabuľke. Väčšina funguje ideálne najmä s Gmailom, no mnohé podporujú aj iné e-mailové rozhrania:

 

NástrojURLTypCenaFree trialVyužitie
www.yesware.comAutomatizácia, reportingOd 12$/ mesiacŠablóny

Automatizácia

Pripomienky

Send later

Tracking emailov

www.boomeranggmail.comAutomatizácia, pripomienkyOd 4,99$/ mesiacPripomienky

Send later

business.linkedin.com/sales-solutions/KontaktyZadarmoPrepojenie na LinkedIn

Profily ľudí

Informácie o ľuďoch

www.activeinboxhq.comProjektový manažmentOd 4,16$/ mesiacÚlohy

Delegácia emailov

Plánovanie času

Projektový manažment

www.grammarly.comPravopisZadarmoOprava gramatiky

Štylistika

Skladba viet

snapmail.coPísanieZadarmoJednorázové emaily
unroll.meSpráva emailovZadarmoSpráva newsletterov

Hromadné akcie

batchedinbox.comEfektivitaOd 9,99$/ mesiacHromadný príjem emailov v stanovený čas
www.sanebox.comEfektivitaOd 7$/ mesiacManažment emailov

Prioritizácia

Filtering emailov

AI pre identifikáciu emailov

www.streak.comCRMOd 49$/ mesiacSpráva kontaktov

CRM

Pipelines

Externé integrácie

Clearbit.comCRMRôzne podľa typu produktuData management

CRM

Príprava ponúk

Doplnok k známym CRM systémom

www.sortd.comCRM, Projektový manažmentOd 6$/ mesiacCRM

Projektový manažment

Správa kandidátov

www.bananatag.comAutomatizácia, reportingOd 10$/ mesiacŠablóny

Automatizácia

Pripomienky

Send later

Tracking emailov

followup.ccAutomatizácia, reportingOd 10$/ mesiacŠablóny

Automatizácia

Pripomienky

Send later

Tracking emailov

 

Ako je z tabuľky vyššie vidieť, funkcionalita emailových klientov sa dá výrazne rozšíriť o jednoduché funkcionality až po komplexné nástroje v podobe projektového manažmentu či CRM systému. Niektoré z nich sú úplne zadarmo, iné ponúkajú oklieštenú funkcionalitu zdarma. Ak ich však plánujete využiť napríklad vo firme pre viac používateľov, zrejme si priplatíte.

Emailové šablóny

Efektivita práce s e-mailami tkvie nielen v manažmente svojho času, ale aj v schopnosti zautomatizovať si niektoré procesy pri ich posielaní. Ideálnym riešením pri pravidelných aktivitách sú e-mailové šablóny.

Ak nechcete a nepotrebujete využívať žiaden sofistikovaný nástroj, stačí si vytvoriť šablónu, v ktorej budete jednoducho meniť premenné polia, aby bol e-mail čo najviac personalizovaný.

V prípade, že chcete využiť nejaký nástroj, veľmi dobre vám poslúži napríklad vyššie spomenutý Yesware. Ten vie okrem iného hromadne posielať e-maily z pripravených šablón. Dokáže tiež trackovať otvorenie e-mailov, no ponúka aj automatizáciu.

Ak niekto napríklad do týždňa nereaguje na email a pritom ho otvoril, Yesware dokáže odoslať preddefinovaný followup sám.

E-mailové šablóny sa dajú ideálne využiť napríklad pri:

 

  • ponukách,
  • riešení opakujúcich sa problémov či sťažností,
  • komunikácii s klientami,
  • cold emailoch.

 

Yesware vám pomôže e-mailové šablóny kategorizovať a prispôsobiť presne pracovným potrebám:

V šablónach si viete definovať premenné, ako oslovenie či názov a tie potom rýchlo a efektívne pred odoslaním doplniť:

Kategorizácia a triedenie e-mailov

Triedenie e-mailov je nevyhnutnou súčasťou manažmentu vášho inboxu. Buď na to využijete nejaký nástroj, alebo si pomôžete sami. Každé rozhranie najvyužívanejších e-mailových klientov poskytuje možnosť kategorizovať si ich alebo zaznačovať prostredníctvom tzv. Labels- štítkov:

Zjednodušíte si tak prácu s e-mailami smerom do histórie. Môžete si tiež filtrovať e-maily napríklad podľa projektov alebo typu:

Štítky viete priraďovať automatizovane cez filtre, ktoré sme popísali vyššie.

Delegácia a kolaborovanie na emailoch

Ak ste dennodenne zahltení desiatkami či dokonca stovkami nových e-mailov, ktoré treba riešiť, nastal ten správny čas na delegáciu niektorých úloh. Ideálnym riešením je využitie nástrojov, ktoré pretvoria váš inbox na projektový manažér, ako napríklad ActiveInbox.com.

Veľmi dobrým riešením pri mnohých e-mailových klientoch (vrátane Gmailu) je delegovanie úloh cez @ príkaz:

Využívanie klávesových skratiek

Klávesové skratky sú vo všeobecnosti veľmi dobrým spôsobom, ako si urýchliť prácu s hocijakým programom. Platí to aj pre e-mailových klientov.

Klávesové skratky v Gmail:

Klávesové skratky sa musia aktivovať a ideálne aj nastaviť podľa vašich preferencií:

Následne si môžete aktivovať vlastné klávesové skratky:

To sa potom prejaví v nastaveniach Gmailu, kde sa zobrazí samostatná položka, v ktorej si môžete editovať každú jednu klávesovú skratku:

Klávesové skratky v Outlooku:

Hoci Outlook neumožňuje prispôsobiť si klávesové skratky, na druhej strane ich natívne poskytuje mnoho. Tu je niekoľko obľúbených:

  • Vytvoriť novú správu: ⌘ + N (Mac); Ctrl + N (PC)
  • Odoslať rozpísaný email: ⌘ + Return (Mac); Ctrl + Return (PC)
  • Uložiť rozpísaný email v Drafts: ⌘ + S (Mac); Ctrl + S (PC)
  • Preposlať email: ⌘ + J (Mac); Ctrl + J (PC)
  • Zobraziť ďalší email: Control + ]
  • Zobraziť predchádzajúci email: Control + [
  • Vymazať aktuálny email: Delete
  • Označiť vybraný email ako prečítaný: ⌘ + T (Mac); Ctrl + T (PC)

V organizácii času a produktivity nie je nikto dokonalý. Vždy sa však dá naučiť niečo nové. Učíme sa predsa celý život. Dnešná doba kladie neuveriteľné požiadavky na našu efektivitu a výkonnosť. Preto si myslím, že každý tip, ktorý pomôže ušetriť čo i len 5 minút z vášho času, má zmysel.

Na druhej strane, efektivita nie je len o tom mať viac času na prácu. Ak nemáte work-life balance, dostatočne nespávate alebo podceňujete stravovanie, akékoľvek tipy na efektívnu prácu s čímkoľvek, vám budú nanič.