Organizácia úloh a pracovného času
Ľudia v mojom okolí zvyknú hovoriť, že mám dobre zorganizovaný pracovný čas a celkový time management. Možno aj to je dôvod, prečo píšem tento článok s niekoľkými radami, ako na to…
Minulý týždeň som napísal článok ku konceptu Inbox Zero, ktorý, samozrejme, tiež úzko súvisí s efektivitou pri práci a organizácii pracovného času. Každý má, samozrejme, svoj systém, podľa ktorého usporadúva úlohy, niečo funguje lepšie, niečo horšie. Určite je dobrým základom to, keď vám úlohy a vstup informácií chodí cez jedno miesto, napríklad emailového klienta. Ak totiž komunikujete s ľuďmi cez viacero kanálov (chaty, Facebook, iné nástroje a pod.) a tieto informácie sa potom nepreposielajú do jedného centrálneho miesta, zvyšuje sa riziko nespracovania úlohy, zabudnutia a podobne. Je preto veľmi dobré, ak viete smerovať celú pracovnú komunikáciu napríklad do spomínaného emailového klienta, teda buď si tam veci presúvate, alebo ľuďom dáte jasné inštrukcie, kde pracovné záležitosti riešite.
Z môjho pohľadu je základom každej organizácie úloh nasledovné:
Kalendár
Google kalendár je základným kameňom mojej organizácie úloh a času. Čo neexistuje v kalendári, neexistuje vôbec. Mám tam všetky aktivity, ktoré trvajú viac ako 15 minút, stretnutia, obedy, emaily, prípravy ponúk či iné administratívne aktivity.
Úlohy sa snažím plánovať dopredu, takže pravidelne opakujúce sa sú tam aj na rok dopredu a potom sa snažím predvídať aj predbežné úlohy, ktoré ešte nie sú potvrdené, ale je vysoká pravdepodobnosť, že sa budú konať. Rezervujem si tak okamžite časový slot a nemôže sa stať, že si potom na danú úlohu nenájdem čas. Ak vypadne, uvoľní sa mi časový slot pre novú úlohu alebo viem presunúť inú úlohu na skorší termín.
Do kalendára si dávam komplet všetky informácie o kontaktných osobách, relevantných dokumentoch či poznámkach. Jednoducho, aby som napríklad v prípade stretnutia vedel okamžite kam idem, za kým idem, o čom sa budeme baviť a čo treba urobiť. Viac tipov na organizáciu času nielen pomocou kalendára nájdete v tejto prezentácii:
Projektový manažér/task manažér
Google emaily a kalendáre majú celkom užitočnú funkcionalitu, takzvané tasky. Viete si tak kedykoľvek zaradiť email do úloh, ktoré viete spravovať z rozhrania Gmailu, ako aj kalendára:
[foogallery id=“6048″]
Nastavenie mysle/sebakontrola
Asi najdôležitejšie z toho celého je samotné nastavenie mysle. Človek, ktorý si raz povie, že kalendár nevie alebo nemá čas používať, tak to jednoducho nezvládne. Ak chcete niečo zmeniť alebo zlepšiť, treba sa tak vnútorne nastaviť a definovať si priority. Nie je ťažké fungovať organizovane a efektívnejšie, ťažké je zmeniť systém, ako ste fungovali doteraz.
Zdroj fotky: Time Management Skills