Spomínate si na svoje prvé dni v novej práci? Čakala vás zmena prostredia, kopa informácií, nové tváre aj mená… Prebehol váš nástup do zamestnania hladko? Máte pre nových zamestnancov nastavený onboardingový proces? Ako ho nastaviť tak, aby bol prvý deň vo vašej firme príjemný a bez stresu?

Ako sa hovorí, prvý dojem nemožno spraviť dvakrát. Preto prvý dojem, ktorý vaša firma zanechá, môže novému človeku napovedať, čo ho u vás v budúcnosti čaká. Našťastie, je veľa vecí, ktoré môžete urobiť pre to, aby ste si zabezpečili úspech ešte predtým, ako nastúpi.

Čím komfortnejšie sa od začiatku cíti, tým ľahšie a rýchlejšie sa aklimatizuje. Keď nechcete, aby sa vám nový človek zdvihol a odišiel po prvom týždni, je dôležité, aby spoznal firemnú kultúru, ľudí, s ktorými bude pracovať, pochopil procesy, nasal atmosféru firmy a necítil sa stratený.

Vo Visibility si napríklad všetci tykáme a oslovujeme sa krstnými menami. Novoprijatým ľuďom to pomôže rýchlejšie zapadnúť, cítiť sa uvolnenejšie a zvyknúť si na nové prostredie a kolegov.

Onboarding začína pred samotným príchodom

Onboardingový proces začína pred príchodom nového človeka. Deň, dva pred nástupom mu preto pošlite pripomínajúci email, v ktorom ho uistíte, kde a kedy ho očakávate. Zmiernite tak jeho obavy z prvého dňa v novej práci. V ideálnom prípade si pripravte dokument, napr. excelovskú tabuľku, ktorý vám poslúži ako checklist. Takto sa nemôže stať, že na niečo zabudnete. Nastavenie prijímacieho procesu a prvého dňa vám uľahčí prácu (aj do budúcna) a firma tak bude pôsobiť profesionálne, organizovane a priateľsky. 

Výborným pomocníkom pri onboardingu môže byť aj vaša webová stránka či profily na sociálnych sieťach. Nový človek tam však nenájde všetko. Preto si vopred pripravte prezentáciu o firme. Nezabudnite na vašu históriu a hodnoty, DNA, portfólio klientov či nastavenie komunikácie s klientom. Príjemným osviežením budú fotky z firemných akcií.

V daný deň si dajte záležať na tom, aby ste prišli do práce skôr ako nový zamestnanec. Takto budete mať čas na prípravu všetkých potrebných záležitostí. Nezabudnite, že ste pre neho styčná osoba, na ktorú sa môže kedykoľvek obrátiť. Preto by pre neho mohlo byť nepríjemné a stresujúce, keby vás tam nenašiel.

Na čo by ste nemali zabudnúť?

  • Pripravte si potrebné zmluvy, prípadne iné administratívne dokumenty,
  • vytvorte mailovú adresu, pridajte ju do všetkých mailových skupín,
  • zdieľajte kalendáre,
  • vytvorte konto v interných tooloch,
  • pripravte kľúče od kancelárie,
  • vytvorte pracovné miesto,
  • nachystajte potrebnú techniku (notebook, monitor, klávesnicu, myšku),
  • nevynechajte poznámkový blok a písacie potreby,
  • zaznamenajte si pre vlastnú potrebu dátum nástupu.

V neposlednom rade nezabudnite na booknutie zasadačky, v ktorej budete všetko s novým človekom v súkromí preberať, podpisovať a nastavovať.

Prvý deň vo Visi

V prvý deň je potrebné, aby mal nový zamestnanec v novom prostredí a medzi novými ľuďmi čas na to, aby sa zorientoval. Preto je pravdepodobné, že sa k reálnej práci nedostane. Platí to aj vo Visibility. Prvý deň sa totiž venujeme fungovaniu a firemnej kultúre.

Povinná administratíva a HR tool

Na začiatku si spoločne prejdeme administratívne dokumenty. Potom si otvoríme interné Visi pravidlá, aby sa dozvedel viac o základnom fungovaní firmy. Je dôležité, aby vedel, aká je pracovná, skúšobná, prípadne výpovedná doba, poznal firemné benefity a dozvedel sa, od kedy ich môže využívať. Nezabudnite ho informovať o tom, kedy si môže zobrať homeoffice, koľko dní má nárok na dovolenku a lekára, ako funguje PN-ka, prípadne OČR-ka.

Pracovné úväzky sú totiž rôzne. Takto budú obe strany vedieť, na čom sú. Vo Visibility využívame na zaznamenávanie úväzku a voľných dní interný HR tool, ktorý mu v krátkosti predstavíme. Vďaka tomu si dokáže požiadať o dovolenku a skontrolovať počet voľných dní.

Úvodný e-mail a prehliadka officu

Žiadneho nováčika u nás neminie napísanie úvodného e-mailu, v ktorom o sebe niečo prezradí. Kolegovia sa tak o novom človeku dozvedia viac, čo im pomôže aj pri nadviazaní konverzácie či témy pri obede.

Pokračujeme prehliadkou officu a zvyšných priestorov. Počas nej si vysvetlíme, ako používať príslušné vybavenie v zasadačkách, kuchynke a kúpeľni. Nezabudneme na obsluhovanie tlačiarne a heslá na wifi a alarmy. Postupne prejdeme cez celý office, aby mal od začiatku predstavu o tom, kto a kde sedí. Ukážem mu stôl a predstavím ho ostatným kolegom.

Raňajky pre nových kolegov

Spoločne si dohodneme termín raňajok, ktoré pripravuje každý nováčik vo Visi. Ostatní kolegovia sa na raňajky vždy tešia. Okrem toho, že si dajú niečo pod zub, sa o novom človeku opäť niečo dozvedia. Pripraví si totiž o sebe krátku prezentáciu.

Školiaci plán s vedúcim tímu

Po skončení HR onboardingu si nového človeka preberie vedúci tímu, do ktorého nastupuje. Prejde si s ním pracovné nástroje, tooly a školiaci plán, ktorým bude v najbližších týždňoch prechádzať. Pamätajte, že školiaci plán by ste si mali vytvoriť v dostatočnom predstihu. Pri jeho tvorbe nezabudnite zohľadniť senioritu konkrétneho človeka.

Na konci dňa nezabudnite nováčikovi oznámiť, že je čas ísť domov, aby sa necítil neisto. Rovnako si nájdite čas na to, aby ste ho sa opýtali na prvé dojmy. Vďaka podobným otázkam nadobudne pocit, že má niekoho, na koho sa môže kedykoľvek obrátiť. Nezabudnite sa tiež uistiť, že mu nič nechýba.

Ako si spomínate na prvé dni v práci vy? Prebehol váš onboarding hladko?