S príchodom sociálnych sietí sme si zvykli na čokoľvek – adaptovali sme sa na provokatívne statusy a videá, ale aj na profily s kvetinkovými fotografiami, ktoré si oplzlými rečami a vulgárnou kritikou vybíjajú frustráciu v komentárovej sekcii príspevku. V tom všetkom však často zabúdame, že spätná väzba nemusí byť len o tom, čo sa nám nepáči. Vie byť aj podporná a povzbudzujúca – ak vieme, ako ju formulovať. 

Aký je rozdiel medzi nekonštruktívnou kritikou a feedbackom a ako sa naučiť feedback nielen prijímať, ale aj dávať?

V článku rozvíjam príspevky Júlie Michálekovej, Moniky Mišúnovej Šormanovej a Petry Kováčovej z rokov 2015 – 2018 a spájam ich dokopy do uchopiteľnejšej podoby.

Aký je rozdiel medzi feedbackom a nekonštruktívnou kritikou?

Kritika je, keď vám niekto povie, že váš článok je zlý a už nikdy v živote by ste nemali zobrať do ruky pero (alebo laptop, preferenciám sa medze nekladú). Ako doplnok vám možno dopraje nepríjemný pohľad a zazdieľa svoju kritiku s ostatnými kolegami – nič, čo by vám pomohlo. Hlavným znakom nekonštruktívnej kritiky je, že v nej absentuje niečo, čo by vás mohlo nejakým spôsobom obohatiť alebo ďalej rozvíjať. Je to väčšinou len škaredý obal na skutočný dôvod, z ktorého kritika pramení – iba vás rozladí.

Ak by sa niekto rozhodol dať vám feedback, povie vám: „Počuj, tento článok nie je úplne vyladený. Možno by si sa naň mohol/a ešte raz pozrieť a prepracovať ho do chronologickejšej podoby a podložiť ho dohľadateľnými dátami.“

Feedback sa zameriava na konkrétne nápady a riešenia, ktoré vám pomôžu posunúť sa ďalej; ukáže vám, kde je priestor na zlepšenie a pomôže vám rásť. Nejde predsa len o to, niekomu pekne vytmaviť, čo pokašľal – feedbackom sa učíme prísť na podstatu veci a dosiahnuť progres.

Na druhej strane, pokiaľ ste presvedčení, že feedback kolegu nestojí na relevantných základoch, neznamená to, že sa hneď musíte vzdať svojich vízií a okamžite všetko meniť. Nebojte sa predostrieť svoje predstavy a úmysly; spätná väzba poskytuje priestor na vzájomnú diskusiu, keď môžete druhej strane vysvetliť svoje motívy a dopracovať sa tak k porozumeniu. 

Aký má feedback význam?

Sú väčšinou dve možnosti, ktoré nás k adresovaniu feedbacku vedú. Buď sme vytočení do vývrtky, alebo sme s niečím nadmieru spokojní. Toto sú dve situácie, keď nám nie je ľúto vynaložiť energiu a dať svetu vedieť, čo máme na srdci.

V situáciách, kedy sme s niečím naozaj nespokojní, je väčšia pravdepodobnosť, že sa o spätnú väzbu podelíme. Len si spomeňte, ako robíte všetko tip top a váš šéf sa o tom málokedy dozvie; avšak len čo niečo pokašlete, vedia to aj v stovky kilometrov vzdialených Čekovciach. 

Nebojte sa dávať pozitívnu spätnú väzbu – keď ľudí oceníte za to, čo sa vám páči, bude ich to motivovať. Ocenenie ľudí nabíja energiou a zvyšuje motiváciu ľudí pokračovať; súčasne je to jednoduchý spôsob, ako vytvoriť prostredie, kde sa ľudia cítia podporovaní a oceňovaní za svoj výkon. 

Na druhej strane, aj kritický feedback je nevyhnutný na to, aby sme sa neustále posúvali vpred. Ak nás niečo trápi alebo vidíme, že niekto nesplnil očakávania, je dôležité, aby sme tieto pocity vyjadrili konštruktívnym spôsobom, zamerali sa na konkrétnu situáciu a ponúkli alternatívny prístup. Takýto feedback poskytuje jasnú cestu na zlepšenie a pomáha človeku vyhnúť sa v budúcnosti rovnakým chybám.

Ako sa pripraviť na feedbackovanie?

Pripravte sa na feedback vopred

Hoci sa hovorí, že je dobré kuť železo za horúca, v tomto prípade to neplatí. Neexistuje nič horšie, ako vyrútiť sa na nič netušiacu osobu v momente, keď vami lomcujú emócie.

Je tiež dôležité vopred informovať druhú stranu o tom, kedy a o čom chcete hovoriť; ideálne je dohodnúť sa na konkrétnom čase, aby mala druhá strana čas na prípravu a priestor na vyjadrenie svojho názoru. Ak sa feedback poskytuje v zhone, bez dostatočného času na reakciu, môže to viesť k nepochopeniu. 

Buďte vecní a v téme

Majte jasno v tom, akú tému chcete riešiť a tej sa aj držte. Neodbiehajte ku kauzám z minulosti a držte sa len aktuálneho problému, ktorý chcete riešiť; napíšte si stručné fakty, ktoré chcete adresovať, pripravte si otázky a možno to najdôležitejšie: upriamte sa na bod, ktorý chcete riešiť. 

Nezabudnite – hodnotíte konkrétnu záležitosť, nie osobu ako takú. Snažte sa preto komunikovať problém s chladnou hlavou, bez zbytočných emocionálnych výbuchov a melodrám. Tiež sa odporúča viesť rozhovor v pokojnom prostredí a medzi štyrmi očami, najlepšie osobne; pokiaľ nie je možné inak, uprednostnite videohovor pred telefonickou/písomnou komunikáciou.

Dvaja ľudia za stolom s hrnčekmi

Zdroj: Photo by Priscilla Du Preez 🇨🇦 on Unsplash

Ako by mal vyzerať dobrý feedback?

Júlia Micháleková vo svojom článku perfektne zhrnula ideálne podoby feedbacku:

1. Popisujte správanie, nie vlastnosti (aktivita)

Pri poskytovaní feedbacku sa zamerajte na konkrétne správanie alebo výkon, nie na osobnostné vlastnosti kolegu. Namiesto toho, aby ste niekoho kritizovali ako „nekompetentného“, popíšte konkrétnu situáciu, v ktorej niečo nefungovalo, napríklad: „Pri poslednom projekte si neodovzdal svoju časť včas.“ Tento prístup vám umožní sústrediť sa na to, čo sa dá zlepšiť a nenechať sa ovplyvniť emocionálnymi reakciami.

2. Čo toto správanie spôsobuje? (dopad)

Je dôležité, aby osoba, ktorá dostáva feedback, vedela, aký dopad má jej správanie na vás, tím alebo celkový výkon. Spomeňte, ako konkrétne správanie ovplyvnilo výsledky vás/vášho tímu: „Tvoje oneskorenie spôsobili problémy s dodržiavaním termínov a zdržalo tím v ďalšom postupe.“ Tento krok pomáha človeku pochopiť, prečo je zmena potrebná.

3. Pomenujte svoje pocity/pocity okolia (emócie)

Nebojte sa vyjadriť, aké emócie správanie vyvolalo, ako ste sa cítili: „Cítil/a som sa frustrovane, pretože sme kvôli tomu museli upravovať celý harmonogram projektu.“ Nezabudnite sa tiež opýtať aj hodnoteného na jeho/jej pohľad a to, ako vníma danú situáciu on/ona. Pomenovanie emócií pomáha zmenšiť napätie a zlepšiť porozumenie medzi vami a druhou stranou.

4. Povedzte, čo očakávate (cieľ)

Jasne definujte, čo od druhej strany očakávate, aby pre zlepšenie situácie zmenila. Povedzte, ako by sa dalo dané správanie zmeniť: „Čo si myslíš, že by sme mohli urobiť, aby si v budúcnosti dodržiaval/a termíny?“ Týmto spôsobom dáváte druhej osobe možnosť premýšľať o zlepšení a dávate jej spoluúčasť na riešení problému. Tento prístup zvyšuje šancu, že osoba bude ochotná prijať zmenu.

5. Naplánujte, čo ďalej (akčný plán)

Na záver si spoločne naplánujte ďalšie kroky na zlepšenie situácie; pre komplexnejšie problémy (ako napr. time management) je dobré vytvoriť plán s pravidelnými follow-up stretnutiami, v rámci ktorých si budete prechádzať priebežný stav na projekte. Týmto spôsobom sa ukáže, že cieľom feedbacku nie je nekonštruktívna kritika, ale snaha zlepšiť situáciu.

Čomu sa vyhnúť pri dávaní feedbacku?

Osobné útoky

Vyhnite sa kritike, typu „Ty nikdy nič nedokážeš urobiť poriadne“ a „Si neschopný“. Podobné vyjadrenia môžu znížiť sebadôveru vášho kolegu a viesť k zbytočným konfliktom. Zamerajte sa na konkrétne situácie a správanie, aby ste sa vyhli zbytočnému generalizovaniu a sústreďte sa na to, čo sa dá zlepšiť.

Feedback na verejnosti

Rozhovor v open space kancelárii či na celofiremnom stretnutí je tým najjednoduchším spôsobom, ako ponížiť zamestnanca pred všetkými kolegami a prinútiť ho rozmýšľať nad zmenou práce. Je to vysoko neprofesionálne a neempatické; debatu podobného charakteru si nechajte na priestor, kde sa budete cítiť obaja bezpečne a nerušene.

Open space so stolíkmi a počítačmi

Zdroj: Photo by Annie Spratt on Unsplash

Krik a plač

Komunikujte s úctou a rešpektom. Vyhnite sa prehnaným emocionálnym prejavom, kriku, agresivite či iným neprimeraným výstupom voči kolegovi/kolegyni. Myslite na to, že ste dospelí ľudia, ktorí by mali problém vecne prediskutovať a nájsť spoločné riešenie, kde podobné prístupy nemajú miesto. 

Nekonkrétnosť

Vyhnite sa nejasným vyjadreniam ako „Máš zlepšiť svoju prácu“ alebo „Malo by to byť lepšie“. Takéto vyjadrenia môžu zanechať druhú stranu v neistej situácii. Uistite sa, že vyjadrujete konkrétne aspekty, ktoré si želáte zmeniť, a ponúkate riešenia alebo konkrétne kroky na zlepšenie.

Zahmlievanie – choďte rovno k veci

Podporiť svoje feedbackovanie tým, že najprv kolegu pochválite a neskôr prejdete k hlavnému problému môže byť užitočné, avšak mali by ste si dať pozor, aby ste neskĺzli do prílišného chválenia, ktoré úplne pohltí informáciu, ktoré ste chceli prijímateľovi doručiť.

Príklad: Chcete zamestnancovi povedať, že ste si všimli, že v komunikácii s kolegami je arogantný. Na začiatok ho ale pochválite, že oceňujete jeho komunikatívnosť, asertivitu a obchodného ducha pri stretnutiach s klientmi. No a pomedzi to niekde jednou vetou spomeniete, že občas je potrebné s kolegami komunikovať milšie. A opäť okľukou zájdete k tomu, že okrem komunikatívnosti je výborným rečníkom a všetci z neho „padajú na zadok“, keď  prehovorí na verejnosti.

Čo si z toho vezme? „Fajn, robím to dobre, môžem v tom pokračovať.“ A to asi nie je to, čo ste chceli. Sadnite si s kolegom a choďte priamo k veci: „Počuj, vážim si tvoju prácu, ale mal by si sa zamyslieť nad tým, ako komunikuješ so svojimi kolegami. Nepáči sa mi to.“

Ignorácia druhej strany

Ak dávate feedback, nezabudnite dať druhej strane priestor na odpoveď a reakciu. Ak totiž feedback podávate príliš rýchlo alebo neumožníte druhej strane reagovať, môže to spôsobiť medzi vami nedorozumenie a napätie. Dajte druhej strane čas na to, aby mohla vysvetliť svoj pohľad na vec a spoločne ste tak mohli dospieť k riešeniu. 

 

Nezabúdajte – feedback je dôležitý nielen vtedy, keď niečo nefunguje, ale aj vtedy, keď chceme uznať a podporiť niekoho dobrú prácu; vďaka tomu dokážete spoluvytvárať prostredie, kde sa každý cíti podporovaný a pripravený rásť.