Posledných 12 dielov seriálu VISIfail bolo skôr o skúsenostiach jednotlivých ľudí. Dnes tu máme malé oživenie v podobe viacerých menších failov našich projektových konzultantov. Pripravte sa na väčšiu dávku ponaučení!

 

Vo Visibility sme sa za tých skoro 10 rokov stretli so stovkami projektov, z ktorých sa desiatky stali našimi klientmi. Prirodzene, počas obchodnej fázy sa toho môže veľa pokaziť. Buď sa s klientom nezhodnete na cene a očakávaniach, alebo zlyhá komunikácia a nefunguje vzájomná chémia. Dôvodov pre zlyhanie môže byť veľa. Raz je na vine potenciálny klient, inokedy náš človek. Veľakrát je to však vzájomné.

Najdôležitejšie je, že sa z týchto momentov vieme poučiť do budúcnosti. Vo Visibility si na stretnutiach často zdieľame faily, či už z obchodného, ako aj projektového hľadiska a tu je zopár z nich.

Ďaleká cesta s nulovým výsledkom

Čas je jedným z najdôležitejších a zároveň najdrahších elementov v práci. Nie je ho nikdy dostatok. S tým súvisí aj skúsenosť jedného z našich kolegov. Asi rok dozadu sa totiž vybral na stretnutie s potenciálnym klientom do Spišskej Novej Vsi. Celodenný výlet z Bratislavy bol však úplne zbytočný. Zo stretnutia totiž vyplynulo, že klient v podstate nemá záujem o spoluprácu a považoval ho len za informatívnu záležitosť.

Táto príhoda je asi povedomá viacerým z vás, najmä ak sa aktívne venujete obchodu či konzultáciám. V prípade, že ste vybehli na kávu v rámci mesta, nič sa nedeje. Cesta na druhý koniec republiky však zamrzí. Najmä vtedy, ak z toho napokon nič nie je. Nie je to o peniazoch, ale stratenom čase.

Osobne tvrdím, že žiadne stretnutie nie je premrhaný čas. Pretože nikdy neviete, k čomu bude viesť v budúcnosti, koho spoznáte alebo čo nové sa dozviete. Úplne zbytočné stretnutia v mojom živote by som vedel zrátať na prstoch jednej ruky. Zo všetkých ostatných sa vždy snažím odniesť niečo pozitívne.

Ponaučením je však to, že vždy si treba dopredu vydiskutovať vzájomné očakávania a možnosti. Nebojte sa pýtať priame otázky na ciele, zámery či rozpočty. Ak sa neopýtate, odpoveď nikdy nedostanete.

Náš kolega sa po tejto skúsenosti detailnejšie venuje diskusii s potenciálnym klientom ešte predtým, než sa spolu stretnú. Desať až pätnásť minút cez telefón alebo Skype vám vie dať dostatok informácií o tom, ako by mohlo byť spoločné stretnutie užitočné pre obe strany.

Ja mám podobnú skúsenosť spred troch rokov. Cez web sa nám ozvala nemecká výrobná firma, ktorá chcela spustiť online komunikáciu na slovenskom a českom trhu. Pochopiteľne ma projekt zaujall. Pripravil som krátku ponuku a o týždeň som letel na asi hodinové stretnutie do Nemecka. Nadšenie však vystriedalo sklamanie. Zistil som, že záujem nemeckej firmy je viac informatívny a v podstate preferujú nemeckú agentúru pred slovenskou.

Nielenže som vtedy zabil celý deň cestovaním, ale náklady na cestu predstavovali takmer 500 EUR, čo tiež zamrzelo. Nemusel som však hneď utekať do Nemecka. Mohli sme viac diskutovať cez Hangouts či Skype. Možno by som sa skôr dozvedel, že to nikam nepovedie. Ale presne o tomto sú ponaučenia.

Komunikácia je základom úspechu

Od správnej a presnej komunikácie často závisí a zároveň padá biznis. Ak si nedáte záležať na detailoch, môže to viesť k failu.

Keď máte vo svojom tíme viac ľudí, zvyšuje sa riziko nedorozumenia. A nemusí to byť len chyba danej osoby. Často ide o veci vytrhnuté z kontextu, alebo chybné prečítanie emailu či zle naformulovanú vetu. Treba sa maximálne uistiť, že všetci v tíme pochopili zadanie a vedia, čo majú robiť. Toto sa nám nepodarilo, keď nám nedávno s obchodom pomáhala externá firma.

Ich úlohou bolo sprostredkovať niekoľko stretnutí s firmami, ktoré riešia online marketing a chceli by s nami spolupracovať. Našou úlohou bolo stretnúť sa s nimi a zistiť, či majú skutočný záujem, či má projekt potenciál a existuje priestor na pomoc s online aktivitami.

Nie všetci konzultanti to však takto pochopili a zmeškali už dohodnuté stretnutia. Nasledovali vysvetlenia klientom, prečo sme neprišli, prečo sme ich obrali o čas a podobne. Prirodzene, nešlo o nič príjemné, hoci to napokon dopadlo dobre. Ponaučením je v tomto prípade to, že sa treba uistiť, či všetci chápu zadanie správne, majú všetky informácie a vedia, čo treba robiť. Jeden email s inštrukciami nemusí stačiť.

Radšej dvakrát meraj a raz rež

Nasledujúca situácia sa stáva pomerne často. S klientom podebatujeme o podmienkach spolupráce, na stretnutí sa dohodneme a následne sa všetci ponáhľame, aby mohol projekt začať čo najskôr. Väčšinou sa nečaká na všetky zmluvné formality, veď to poznáte. Čas sú peniaze a už včera bolo neskoro. Lenže práve tam je najčastejšie pes zakopaný.

Klient totiž na stretnutí správne nepochopil všetky kroky, možno ani samotné náklady spojené s realizáciou. Otázky sa začínajú vynárať po tom, ako je projekt „vykopnutý” a naši ľudia začali pracovať.

Stalo sa nám to aj pomerne nedávno, keď klient riadne podpísal objednávku služieb a po zhruba dvoch týždňoch ju stornoval, lebo si nebol stopercentne istý, či by do toho v takomto rozsahu naozaj chce ísť.

Preto si treba celé zadanie projektu prejsť s klientom minimálne dvakrát. Uistite sa, že všetky strany sú na jednej vlne, čo sa týka rozsahu aj očakávaní. Je to lepšie ako zmätkovať alebo hasiť projekt za pochodu.

Dôveruj, ale preveruj

V našom tíme projektových konzultantov je aktuálne 6 ľudí. Nikto z nich nie je u nás menej ako rok. Sme pomerne zohratý tím a myslím, že spolu veľmi dobre vychádzame. Z minulosti si však spomínam na situácie, keď prišiel nový človek a nedopadlo to najideálnejšie. A chyba nebola len na jeho strane.

Vysokú mieru zodpovednosti som mal priamo ja, nakoľko som ho nechal v úvodnej fáze bez dozoru. Výhovorka, že som nemal čas chodiť s ním na stretnutia, naozaj neobstojí. Čas je drahý a konzultant potrebuje vo firme začať produktívne pracovať čo najskôr. Ale všetko potrebuje čas a človek, ktorý nikdy predtým nepracoval ako konzultant v online agentúre, jednoducho nemôže byť plnohodnotným partnerom v diskusii s novými klientmi. Tento proces nijako neurýchlite. Chce to čas, s ktorým prichádzajú aj skúsenosti.

Aj vďaka mojej časovej zaneprázdnenosti nám ušlo niekoľko zaujímavých projektov. Nechal som ich totiž výhradne na novom konzultantovi. Neposkytol som mu dostatočnú podporu a nenašiel som si čas, aby som s ním išiel na stretnutia. A klienti to vycítili. Projekty sa buď nikdy neuzatvorili, alebo sa začali realizovať a nedopadli dobre, pretože sa od začiatku nesprávne podchytili.

Mojím hlavným ponaučením je, že nemôžete od nového človeka chcieť, aby makal prvý deň na 100 %, keď mu k tomu neposkytnete dostatočnú podporu a zaučenie. K dispozícii by ste mu mali byť aj potom. Treba totiž kontrolovať jeho prácu. Nie preto, že mu nedôverujete, ale preto, aby mal od vás pravidelnú spätnú väzbu, ktorá ho posunie ďalej.

Zlyhaniam a failom sa v biznise nikdy nevyhnete. Posúvajú vás ďalej, obohacujú vás a držia v strehu, aby ste si nemysleli, že všetko je ideálne. A presne o tom to je. Vedieť sa poučiť, urobiť krátku sebareflexiu a využiť fail vo svoj prospech.