Dodržiavanie termínov je jedným zo základných kameňov dobrej práce. Časté prekračovanie termínov odovzdania vysiela ostatným signál, že sa na nás nemožno spoľahnúť.

Existuje veľa známych a chronických dôvodov, prečo ľudia nestíhajú na čas odovzdať svoju prácu. Majú toho veľa naraz a čas im môžu brať aj osobné problémy.

Bežne sa stáva, že si projekt vyžiada viac času, ako máme alokovaného, alebo že klient neposkytuje dostatočnú súčinnosť. Prípadne naopak, neprimerane veľa času z projektu zaberá komunikácia a konzultačná činnosť. Ide však o okolnosti, ktoré si možno s klientom vyjasniť a prekročenie termínu odovzdania nepredstavuje problém.

V tomto článku chcem ale hľadať odpoveď na otázku, prečo nestíhame záverečné termíny aj napriek tomu, že času máme reálne dostatok?

Vtedy si je dôležité priznať, že problém je objektívne v nás a môžeme sa začať zaoberať jeho príčinami i následným riešením.

Skúsim na základe skúmania samého seba, pozorovania svojho okolia a nejakých ďalších poznatkov sformulovať niektoré z príčin, „prečo nestíhame“ a k tomu priradiť aj náčrt riešenia.

Bezhraničná precíznosť či maximalizmus

Ak niekto pracuje napr. vo fabrike za pásom, má presne nanormované činnosti a bez ohľadu na to, ako sa snaží a koľko času nad tým strávi, výsledok bude spravidla rovnaký, ak dodrží všetky pravidlá.

V mnohých odvetviach (online marketing nevynímajúc) by sme dokázali naše výstupy či diela precizovať donekonečna. Vo všetkých parciálnych činnostiach, ktoré robím, je vždy priestor to urobiť ešte lepšie. Zanalyzovať viac dát, ísť ešte viac do hĺbky. Lepšie rozobrať daný web. Kreatívci môžu vymýšľať stále nové a nové nápady a hľadať tak ešte lepšiu ideu, ako doteraz vymysleli.

Alokovaný čas je tak iba zrnkom piesku, ktorý sa dá použiť. Nestíhame tak preto, lebo tento čas výrazne prevyšujeme s prirodzenou snahou vytvoriť lepšie výstupy.

Alebo nestíhame preto, lebo si tieto aktivity nechávame na poslednú chvíľu, aby nás nedostatok času v bezhraničnej precíznosti limitoval. Samozrejme, mierne termíny odovzdania prekročíme, ale nestrávime na tom zďaleka toľko, ako keby nás čas limitoval menej.

Je dobré si uvedomiť, že výstupy z práce by mali spĺňať tieto tri kritériá, pričom ich hierarchia záleží od segmentu, ako aj firemnej kultúry, ale pre spokojnosť nad vlastnou prácou musia byť všetky tri prítomné:

  • Klient musí byť s výstupom spokojný, mať pocit, že za svoje peniaze dostal adekvátne kvalitnú službu.
  • Výstupy musia byť reálne použiteľné a využiteľné pre napĺňanie cieľov, ktoré boli definované.
  • Úroveň výstupu musí byť obhájiteľná aj v odbornej komunite.

Riešenie: Ľudia, ktorí majú problém s redukovaním vlastnej precíznosti, by si mali celý čas strážiť tieto tri body. Lebo akýkoľvek čas strávený „vypiplávaním“ svojich výstupov nad rámec týchto troch bodov sa úročí nedostatočne.

Menej príjemné veci si odkladáme na neskôr

Toto je notoricky známe správanie. Povinnosti, ktoré máme, vieme zoradiť podľa toho, s akou obľubou ich budeme vykonávať. Väčšina ľudí si menej príjemné veci odkladá a tlačí pred sebou, až začnú byť deadliny horúce a už sa veci nedajú s normálnym nasadením stihnúť načas.

Pod časovým tlakom je mnoho ľudí však produktívnejších.

Riešenie: Tu je, žiaľ, iba dôležitá vôľa na to, aby sa človek „zaťal“ a robil na jednotlivých prácach systematicky.

Nerátame s „náhodnými“ časovými záťažami

Je dobré na základe skúsenosti rátať s tým, že pracovný deň sa ľahko výrazne vyplní „náhodnými“ aktivitami, ako napr.: účasť na neodkladných stretnutiach, vytváranie stanovísk, kontrola a pripomienkovanie aktivít iných kolegov, situácie, keď zrovna viacero klientov potrebuje konzultovať veci či rôzne drobné analýzy ap. Alebo môže ísť aj o výpadky spojené s chorobou, rodinnými udalosťami ap.

Desaťhodinový audit tak nakoniec namiesto dňa a pol môžem vytvárať 4 dni. Ak si takéto veci nechávame na poslednú chvíľu, je jasné, že to načas nestihneme.

Riešenie: Hoci tieto veci nie sú naplánované, je dôležité s nimi pevne rátať (hoci v čase plánovania vôbec neexistujú), lebo skúsenosti predsa jasne ukazujú, že sa tieto veci vyskytnú, a to v nemalej miere.

„Nestíham!!!“ – syndróm štátnej správy

Ak komunikujeme s úradmi, väčšinou majú určitú lehotu na vybavenie našich záležitostí. Často sa stáva, že túto lehotu stihnú len tak tak, hoci veľakrát by sa dala daná záležitosť vybaviť oveľa skôr, často na počkanie.

Za dôvod, prečo úradníci vybavujú svoju agendu tesne pred termínmi alebo občas aj po ňom, sa zvykne u týchto úradníkov považovať potreba simulovať taký rozsah práce, že ledva stíhajú. Ak by vybavovali veci promptnejšie, medzery, kedy nepotrebujú nič robiť, by boli viditeľnejšie a vznikala by otázka, či je potrebných naozaj toľko úradníkov.

Takéto správanie je teda prirodzenou stratégiou prežitia, resp. zachovania si svojho zamestnania a svojej dôležitosti.

Je však pravdepodobné, že podobný symptóm sa vyskytuje aj v súkromnej sfére. Pričom motiváciou nemusí byť len strach pred stratou práce z dôvodu nadbytočnosti, ale skôr obava, že ľudia dostanú viac práce.

Aj napriek tomu, že vedomie si to neprizná, podvedomie môže ovplyvňovať celkovú náladu na prácu a viesť nás k odkladaniu činností na neskôr.

Riešenie: Ak vám naozaj ostávajú časové medzery, môžete vylepšovať firemné procesy, popracovať na vlastnom raste, vzdelávať sa vo svojej oblasti atď.

Nevieme povedať nie

Mnohí ľudia, ak zrovna nie sú pod veľkým návalom neodkladnej práce, majú sklon pomáhať ostatným, keď vyzerajú, že to potrebujú. A ľudia sa vedia tváriť, že by bez našej pomoci  umreli.

Prichádzame tak o čas, kvôli čomu nestihneme dokončiť naše úlohy. To je daň za to, že nevieme povedať nie. Niektorí ľudia, aby si to uľahčili pred svojím svedomím, radšej trpia syndrómom nestíhania opísaného vyššie, aby mohli povedať, čo všetko ešte musia stihnúť dokončiť a boli tak krytí pred ostatnými i vlastným svedomím.

Riešenie: Treba sa naučiť hovoriť „nie“ a s porciou asertivity to v primeraných prípadoch aplikovať.

Snažíme sa eliminovať priestor na pripomienkovanie

Klient dostane výstup, o chvíľu na to faktúru a manévrovací priestor, keď by mohol veci pripomienkovať, sa tak výrazne zúži.

Ak by dostal klient výstupy dlhšie pred záverečným termínom, môže mať väčšiu tendenciu veci pripomienkovať, čím sa celková práca na projekte predĺži, stane menej rentabilnou a výsledok by dokonca nemusel ísť vhodným smerom.

Toto si opäť nemusí človek uvedomovať, ale naše podvedomie je často „chytrejšie“. A preto si niektorí nechávajú veci na poslednú chvíľu.

Riešenie: Tu je dobré rozlišovať dátum dokončenia a dátum dodania (odovzdania). Ak by niekto cítil, že prihliada na tento faktor, potom jednoducho môže veci dokončiť skôr a odovzdať ich neskôr.

Záver: veľa faktorov je proti nám

Ako vidieť, je viacero dôvodov, kvôli ktorým si nechávame veci na poslednú chvíľu. Niektoré majú dokonca synergický efekt. V kombinácii s „náhodnými“ časovými záťažami tak nie sme schopní veci dodávať načas. Ak ide o primerané meškanie a nie sme z toho vo významnom strese, nejde o vážny problém.

Neprimerané nadčasy nie sú riešenie, keďže najmä z dlhodobého hľadiska sú pre psychické i fyzické zdravie škodlivé.

Ak sme notorickí a výrazní prekračovači záverečných termínov, je dobré si identifikovať v hlave motívy svojho správania, ktoré meškanie spôsobujú. Následne môžeme zmeniť svoje myslenie a správanie tak, aby sa z nás stali efektívnejší ľudia. Nemusí to byť vôbec jednoduché.
Snáď aspoň kvapkou k tomu môže pomôcť tento článok. Bez vôle a väčšej sebakontroly to, samozrejme, nepôjde. Sám patrím skôr medzi tých, ktorí dokončievajú veci na poslednú chvíľu, ako aj po nej. 🙂