Email je pre väčšinu z nás nutnosťou a používame ho na dennej báze, aby sme udržali kontakt s kolegami, klientmi a priateľmi. Google sa nám v tomto snaží pomáhať a preto nedávno oznámil významné zlepšenia v službe Gmail.

Pravdepodobne prvá vec, ktorú ste si mohli všimnúť, je zmena vzhľadu. Nový Gmail však  so sebou priniesol okrem zmeny dizajnu aj niekoľko nových funkcionalít, ktoré sa dali predtým využívať iba v Inboxe alebo pomocou rozšírení.

V predchádzajúcom článku sme sa zamerali na zhrnutie 7 jednoduchých tipov, ktoré vám uľahčia každodennú rutinu pri práci s emailami.

V tomto článku sa zameriavame na novú funkcionalitu a niekoľko jednoduchých tipov, ktoré vám pomôžu využívať novinky od Googlu naplno.

Odloženie emailov na neskôr (Snooze)

Túto funkciu bolo doposiaľ možné využívať iba v Inboxe alebo pomocou rozšírení. Vďaka nej si môžete emaily odložiť na neskôr a dočasne ich odstrániť z doručenej pošty, až kým ich nebudete potrebovať. Emaily sa vám vrátia na začiatok doručenej pošty v čase, ktorý si určíte, či už zajtra, budúci týždeň alebo hneď večer. Odložené položky nájdete v ponuke v časti Odložené.

Postup na odloženie emailov:

  1. V počítači prejdite na Gmail.
  2. Ukážte kurzorom na email.
  3. Vpravo kliknite na položku Odložiť.
  4. Vyberte neskorší deň a čas, kedy chcete email dostať.

Ak chcete odložiť viacero správ, vyberte ich a v hornej časti kliknite na položku Odložiť .

Vyhľadávanie odložených emailov

Ak chcete vyhľadávať v odložených emailoch, prejdite na ponuku   a vyberte položku Odložené. Hľadať môžete aj pomocou operátora vo vyhľadávaní in:snoozed.

Pripomenutie odpovede (Nudge)

Táto funkcia, ktorá využíva umelú inteligenciu, vám pripomenie, že máte odpovedať na dôležitý email, alebo vám pomôže sledovať odoslané emaily, na ktoré ste ešte nedostali odpoveď. Napríklad pri prijatých emailoch bude služba Gmail používať text ako „Prijaté pred X dňami, chcete odpovedať?“ a pri odoslaných emailoch bude Gmail používať text ako napríklad „Odoslané pred X dňami.“.

Postup na zapnutie funkcie

  1. Vpravo hore kliknite na položky Nastavenia.
  2. V časti Návrhy začiarknite políčka Navrhovať správy na odpovedanieNavrhovať dôležité správy.

Odosielanie a otváranie dôverných emailov (Confidential mode)

Správy a prílohy môžete odteraz odosielať a otvárať v dôvernom režime, ktorý vám pomôže s ochranou citlivých informácií, ako je napríklad daňové priznanie alebo číslo sociálnej poisťovne. V systéme je možné nastaviť dvojstupňovú bezpečnostnú verifikáciu pomocou SMS správy so vstupným kódom.

Vo funkcii si môžete nastaviť obmedzenia toho, čo môže príjemca s vašou správou urobiť. Napríklad nastaviť dátum vypršania platnosti, vyžadovať vstupný kód alebo odstrániť možnosti preposlania. Keď odošlete email, váš príjemca dostane upozornenie o vybraných obmedzeniach.

Postup na dôverné odosielanie správ a príloh

  1. V počítači prejdite na Gmail.
  2. Kliknite na položku Napísať správu.
  3. V pravej dolnej časti okna kliknite na položku Zapnúť dôverný režim.
  4. Nastavte dátum vypršania platnosti a vstupný kód. Tieto nastavenia ovplyvnia text správy aj akékoľvek prílohy.
    • Ak vyberiete možnosť Bez SMS vstupného kódu, príjemcovia, ktorí používajú aplikáciu Gmail, si správu budú môcť otvoriť priamo. Príjemcovia, ktorí Gmail nepoužívajú, dostanú vstupný kód emailom.
    • Ak vyberiete možnosť SMS vstupný kód, príjemcovia dostanú vstupný kód v textovej správe. Uistite sa, že zadávate telefónne číslo príjemcu, nie svoje vlastné.
  5. Kliknite na položku Uložiť.

Predčasné odstránenie prístupu

Ak chcete zabrániť otvoreniu správy pred dátumom vypršania platnosti, otvorte dôvernú správu a kliknite na položku Odstrániť prístup.

Otvorenie emailu odoslaného v dôvernom režime

Správy a prílohy si môžete zobraziť, kým neuplynie dátum vypršania ich platnosti alebo kým vám odosielateľ neodoberie prístup. Správy a prílohy odoslané v dôvernom režime si príjemca nemôže skopírovať, stiahnuť, vytlačiť ani preposlať.

Zobrazenie alebo skrytie ponuky

Táto funkcia vám umožňuje zasunúť alebo vysunúť bočnú ponuku. Je to užitočné, keď používate prispôsobené zobrazenie emailu. Vďaka tomu môžete čítať emaily bez toho, aby ste museli posúvať myšou doľava alebo doprava.

Zobrazenie kalendára, úloh a aplikácie Google Keep a doplnkov

Na pravej strane vám pribudli možnosti, ktoré vám umožňujú využívať v Gmaili kalendár, úlohy alebo si robiť poznámky pomocou aplikácie Google Keep. Takto máte pokope všetky dôležité nástroje, ktoré vám umožňujú mať o všetkom prehľad.

Vytvorenie udalosti v kalendári

  1. V počítači prejdite na Gmail.
  2. Napravo kliknite na položku Kalendár .
  3. Kliknite na čas v kalendári.
  4. Zadajte podrobnosti udalosti a kliknite na položku Uložiť.

Vytvorenie poznámky alebo zoznamu

    1. V počítači prejdite na Gmail.
    2. Napravo kliknite na položku Keep .
    3. Vyberte položku: 
      • Vložiť poznámku
      • Nový zoznam
    4. Pridajte požadovaný text.
    5. Kliknite na položku Hotovo.

Vytvorenie úlohy

  1. V počítači prejdite na Gmail.
  2. Napravo kliknite na položku Úlohy .
  3. Kliknite na položku Pridať úlohu.
  4. Zadajte úlohu.
  5. Ak chcete pridať podrobnosti alebo termín, kliknite na položku Upraviť .
  6. Po dokončení kliknite na položku Späť .

Práca v Gmaili, ak ste v režime offline

Táto možnosť bola doteraz k dispozícii pomocou rozšírení alebo v mobile. Teraz ju máte k dispozícii aj v novom rozhraní. Vďaka tomu môžete správy v Gmaili čítať, odpovedať na ne a vyhľadávať v nich aj bez pripojenia na internet. Túto funkcionalitu je možné využívať, iba ak používate webový prehliadač Chrome. Ak používate pracovný alebo školský Gmail účet, o pomoc so zmenou nastavení môžete požiadať správcu.

Zapnutie Gmailu offline

  1. Prejdite na nastavenia Gmailu offline.
  2. Začiarknite možnosť Povoliť offline e-mail.
  3. Vyberte si nastavenia, napríklad počet dní na synchronizáciu správ.
  4. Kliknite na položku Uložiť zmeny.

Keď odosielate emaily offline, presunú sa do nového priečinka Pošta na odoslanie a odošlú sa hneď, ako budete znovu online.

Klávesové skratky

Ak využívate svoj Gmail každý deň, odporúčam vám používať klávesové skratky. Ich používaním môžete pri práci ušetriť čas. Klávesové skratky môžete používať na navigáciu v doručenej pošte a v správach, na formátovanie textu a na vykonávanie akcií, ako archivácia alebo odstraňovanie položiek.

Predvolene máte v Gmaili zapnuté používanie iba niekoľkých klávesových skratiek. Ak chcete zobraziť kompletný zoznam skratiek vrátane tých, ktoré treba zapnúť, otvorte Gmail a zadajte ?.

12 najčastejších klávesových skratiek, ktoré používam pri práci s Gmailom:

  1. <Ctrl> + b : Tučné
  2. <Ctrl> + i :  Kurzíva
  3. <Ctrl> + u : Podčiarknuté
  4. <Ctrl> + k : Vložiť odkaz
  5. <Ctrl> + a : Označiť všetko
  6. <Ctrl> + <Shift> + – : Zmenšiť veľkosť písma textu
  7. <Ctrl> + <Shift> + + : Zväčšiť veľkosť písma textu
  8. <Ctrl> + <Shift> + v : Prilepiť text bez formátovania
  9. <Ctrl> + <Enter> : Odoslať
  10. <Shift> + t : Pridať konverzáciu medzi úlohy
  11. c : Napísať správu
  12. b : Odložiť

 

Ďakujem, že ste sa dočítali až sem, teraz je rad na vás.

Využívate ešte starý gmail, alebo ste už prešli na nový? Ktorá z noviniek sa vám najviac páči? Využívali te niektoré z uvedených tipov pri svojej práci?

Budem rád, keď sa podelíte o svoje návrhy, teórie, praktické tipy a príklady prostredníctvom komentárov.

Zdroj: google support