Či ste šéf, projektový manažér, account manažér, alebo akýkoľvek manažér (aj nemanažér), minimálne z času na čas potrebujete delegovať prácu na svoj tím či kolegu. Alebo na partnera. 🙂

Vedieť, ako efektívne delegovať, nie je niečo, čo sa dá ľahko naučiť, ale treba to trénovať. Veď je to súčasť našej práce. Poďme si teda na začiatok povedať, čo to delegovanie je.

Čo je delegovanie?

Krátka a jednoduchá definícia by znela asi takto: Delegovanie je, keď zodpovednosť za splnenie úlohy je priradená niekomu inému – zvyčajne od manažéra vo firme (agentúre) členovi tímu. Jednoduché, však? Ale samotná realizácia už býva ťažšia.

Ako naozaj delegovať pracovnú úlohu?

Samozrejme, každá agentúra či firma má svoje spôsoby a inak usporiadanú štruktúru, preto vám chcem opísať, ako to funguje u nás vo VISIBILITY. Nejdem generalizovať, že náš spôsob je zaručený, preto, prosím, nehľadajte v nasledujúcich bodoch zaručené tipy a návody, ale skôr inšpiráciu.

Keď má Projektový konzultant nového klienta, rozlišuje sa, či ide o jedinú činnosť (PPC, FB, SEO…) alebo o komplexný projekt (povedzme výrobu nového webu alebo tvorbu komunikačnej stratégie).

Ak ide o projekt s jedinou špecifickou činnosťou, svoju požiadavku smeruje priamo na QM manažéra (team leadra) daného oddelenia, ktorý danú úlohu zadá svojmu tímu. Zodpovednosť za projekt teda leží najmä na jeho bedrách.

Komplexné projekty však už patria account manažérovi. Ten je akýmsi mostom medzi jednotlivými oddeleniami. Nielen, že rozdeľuje úlohy, ale dohliada aj na to, aby všetko bolo spravené na čas a tak, ako treba z pohľadu finálneho cieľa všetkých aktivít.

Pri tom všetkom je dôležité sledovať obsadenosť jednotlivých ľudí. Delegovať úlohu stále tomu istému človeku a ostatných ignorovať je chybou. VISIBILITY má už desiatky zamestnancov, ako teda vždy vieme, kto je „voľný”?

Máme na to vlastný šikovný nástroj. Volá sa PS tool a vyvinuli sme si ho pre svoje potreby od nuly. Nie, že by ste museli spraviť to isté, ale určite odporúčam používať aspoň jednoduchý nástroj na správu ľudského kapitálu. Udržíte si tak prehľad a poriadok.

pstool

Nekončí to pri číslach

Keď už vieme, komu môžeme delegovať dané úlohy (máme vyriešené čísla), príde do hry ľudský faktor (komunikácia so zamestnancom):

1. Dôkladne vysvetlite danú pracovnú úlohu – dohodnite si stretnutie s kolegom či celým tímom – ako u nás prebiehajú meetingy, si môžete prečítať v blogu mojej kolegyne Kiky. Vyjasnite, o aké zadanie ide: kto všetko sa zúčastní na zadaní, aká je nadväznosť jednotlivých činností, podrobné kroky, deadliny, aký je budget atď.

Na konci meetingu je dobré zhrnúť, čo na meetingu odznelo, opýtať sa, či všetci porozumeli a zopakovať všetko do písomnej podoby/emailu, aby sa kedykoľvek mohli k tomu kolegovia vrátiť.

2. Kontrolovať a monitorovať – počas priebehu sa pýtajte kolegov, či ide všetko podľa plánu. Nenechajte to na „dobrej vôli,“ aj keď vám ide o dobré vzťahy. Aj tomu najlepšiemu sa totiž môže stať, že na niečo zabudne. Ak ho na to upozorníte, bude vás mať ešte radšej. 🙂

Keď je práca hotová, pýtajte si spätnú väzbu od svojich kolegov. Pracovalo sa im dobre? Čo by sme mohli nabudúce zlepšiť? Tieto poznatky si zapisujte. Najlepšie podnety využite v budúcnosti a delegovanie práce pôjde ešte ľahšie.

Na druhej strane, spätnú väzbu dajte po splnení delegovanej úlohy aj vy im. Treba zhrnúť činnosti (veľmi dôležité pri komplexnom projekte), pochváliť za to, čo sa podarilo a poučiť sa z toho, čo nie. Aj o tom je efektivita delegácie.

Rada si prečítam v komentároch vaše tipy, ako prebieha delegovanie prác u vás.